Làm việc trong công ty Nhật tại Việt Nam qua những ngày rất bình thường

    Sáng thứ Hai đầu tiên của tôi ở một văn phòng Nhật bắt đầu lúc 7 giờ 52 phút. Tôi tự hào vì đến sớm tám phút. Đến nơi thì cả phòng đã ngồi đủ, máy tính bật sẵn, ai cũng đang đọc gì đó. Không ai nói gì với tôi về chuyện giờ giấc. Nhưng chiều hôm đó, chị trưởng nhóm người Việt kéo tôi ra pantry, rót cho tôi ly trà và nói nhỏ: “Ở đây tám giờ là giờ bắt đầu làm, không phải giờ bước vào cửa.”

    Tôi ghi lại câu đó vào sổ. Nhiều năm sau, cuốn sổ đó dày lên thành mấy cuốn, và phần lớn những gì tôi viết trên blog này đều lấy từ đó ra. Bài này là bản gom lại, cho những ai đang cân nhắc chuyện làm việc trong công ty Nhật tại Việt Nam, hoặc vừa mới vào và đang thấy mọi thứ hơi lạ.

    Tôi không định vẽ ra một hình mẫu chung cho mọi công ty Nhật. Một nhà máy linh kiện ở khu công nghiệp ngoài Hà Nội khác rất xa một công ty phần mềm gia công ở quận 7. Một văn phòng đại diện năm người khác một tập đoàn có cả nghìn công nhân. Những gì dưới đây là những điểm tôi thấy lặp lại ở hầu hết nơi tôi từng làm hoặc từng qua lại.

    Giờ giấc và buổi chào sáng

    Chuyện đến sớm thì ai cũng nghe rồi. Cái ít người nói là nó không phải luật thành văn. Hợp đồng ghi tám giờ, máy chấm công ghi tám giờ, nhưng người ta để ý ai ngồi vào bàn lúc mấy giờ. Không ai phạt. Chỉ là sau ba tháng, người hay sát giờ thường được giao ít việc quan trọng hơn một chút, và tự họ cũng không biết vì sao.

    Nhiều nơi có chourei (朝礼), buổi họp đứng đầu ngày, chừng năm đến mười lăm phút. Ở nhà máy thì có thêm phần nhắc an toàn, hô khẩu hiệu, đôi khi tập thể dục nhẹ. Ở văn phòng thì đơn giản hơn: mỗi người nói hôm nay làm gì, có gì vướng. Lần đầu đến lượt mình, tôi nói lan man gần hai phút. Ông phó phòng người Nhật nghe hết, gật đầu, rồi hôm sau bắt đầu buổi họp bằng việc tự mình nói đúng ba câu. Tôi hiểu ý.

    Giờ về thì phức tạp hơn. Có công ty về đúng giờ là chuyện bình thường, có nơi cả phòng ngồi lại đến bảy giờ dù không ai yêu cầu. Tôi từng ở cả hai kiểu. Điều tôi rút ra là đừng đoán, hãy nhìn hai tuần đầu xem người làm lâu năm và được tin tưởng nhất trong phòng về lúc nào, rồi hỏi thẳng họ nếu thấy cần.

    Báo cáo, liên lạc, hỏi ý

    Nếu phải chọn một thói quen tạo khác biệt lớn nhất giữa người trụ được và người bỏ ngang, tôi chọn thói quen báo cáo. Người Nhật gọi là hourensou: báo cáo, liên lạc, hỏi ý. Tôi đã viết riêng một bài dài về chuyện này, nên ở đây chỉ kể một lần mình làm hỏng.

    Năm thứ hai, tôi nhận một lô hàng mẫu bị lệch quy cách. Tôi nghĩ mình xử lý được, liên hệ nhà cung cấp, đổi xong trong hai ngày, rồi mới kể cho sếp. Kết quả tốt. Nhưng sếp không vui. Ông không trách vì lô hàng, ông hỏi: “Nếu hai ngày đó nhà cung cấp không trả lời thì sao? Lúc đó tôi mới biết thì đã muộn.” Lần đó tôi hiểu rằng ở công ty Nhật, kết quả tốt mà đến bất ngờ đôi khi cũng bị xem là một rủi ro.

    Tin xấu báo sớm luôn nhẹ hơn tin tốt báo muộn. Tôi mất gần một năm mới thật sự tin câu này.

    Đi kèm với nó là nemawashi, chuyện trao đổi riêng trước khi đem một đề xuất ra họp. Người mới hay thấy cái này rườm rà, thậm chí hơi “chính trị”. Tôi cũng từng nghĩ vậy. Giờ thì tôi thấy nó giống việc gửi bản nháp cho từng người đọc trước, đỡ cho ai đó bị bất ngờ giữa phòng họp.

    ~ ~ ~

    Tiếng Nhật cần đến đâu

    Câu tôi được hỏi nhiều nhất qua email là: không biết tiếng Nhật có vào được không? Có. Rất nhiều vị trí kế toán, kỹ thuật, sản xuất, IT dùng tiếng Anh hoặc làm việc qua phiên dịch. Tôi biết những người làm cả chục năm trong nhà máy Nhật chỉ nói được vài câu chào.

    Nhưng nói thật, không biết tiếng thì có một cái trần. Bạn sẽ luôn nghe thông tin qua một lớp trung gian, và trong những cuộc trao đổi ngoài giờ, lúc ăn trưa, lúc đi nomikai, bạn ngồi ngoài. Mà nhiều quyết định nhỏ lại được nói ra đúng những lúc ấy.

    Khi tôi còn đi tìm việc, việc tôi làm thường xuyên nhất là đọc mô tả công việc, kể cả những tin chưa định nộp, để biết người ta đang đòi tiếng ở mức nào cho vị trí nào. Bây giờ thì có sẵn các trang tổng hợp việc làm tiếng Nhật, đọc chừng hai mươi tin là đã hình dung được mặt bằng chung cho ngành của mình.

    Bảng dưới là cách tôi hình dung, dựa trên những người quanh mình, không phải chuẩn của công ty nào cả.

    Mức tiếng Nhật (theo JLPT)Thường làm được gìHay vướng ở đâu
    Chưa học hoặc N5–N4Chào hỏi, hiểu khẩu lệnh đơn giản trên chuyền, đọc vài biển báoMọi trao đổi chuyên môn phải qua phiên dịch hoặc tiếng Anh
    N3Nói chuyện công việc hằng ngày, viết tin nhắn nội bộ ngắnEmail cho khách, kính ngữ, họp nhanh có nhiều người Nhật
    N2Đọc tài liệu, dịch thông thường, làm cầu nối trong nhómThuật ngữ chuyên ngành, văn bản hợp đồng
    N1 và có kinh nghiệmĐàm phán, làm việc thẳng với công ty mẹ, phiên dịch cấp quản lýThường là không vướng ngôn ngữ nữa mà vướng cách nói khéo

    Một điều tôi muốn nói thêm: bằng JLPT là giấy thông hành, không phải năng lực giao tiếp. Tôi từng làm cùng một bạn N1 nhưng nói điện thoại với khách Nhật thì run, và một anh N3 nói chuyện tự nhiên đến mức người Nhật quý hơn. Nhà tuyển dụng có kinh nghiệm cũng biết điều này, nên vòng phỏng vấn tiếng thường được cho nói thật chứ không chỉ hỏi bằng cấp.

    Đồng nghiệp người Nhật

    Lúc đầu tôi nghĩ họ lạnh. Ít cười trong giờ làm, ít khen, góp ý thì vòng vo đến mức tôi không nhận ra đó là góp ý. “Cái này cũng được, nhưng có lẽ nên xem lại một chút” nghĩa là: sửa đi.

    Phải sau một bữa nomikai cuối năm tôi mới thấy mặt khác. Ông trưởng phòng ngồi cạnh tôi, kể chuyện con gái ông thi đại học, hỏi tôi quê ở đâu, nhớ cả tên mẹ tôi mà tôi chỉ nhắc một lần nhiều tháng trước. Hôm sau lên văn phòng, ông lại nghiêm như cũ. Tôi hiểu đó là hai chỗ khác nhau, và người ta giữ ranh giới đó khá rõ.

    Vài thứ nhỏ nhưng tôi thấy có ích:

    – Khi đi công tác hay về quê, mang một hộp bánh nhỏ chia cho cả phòng, gọi là omiyage, là thói quen được để ý nhiều hơn mình tưởng.

    – Đừng đặt sếp người Nhật vào thế phải nói “không” trước mặt người khác; hỏi riêng thì dễ được đồng ý hơn.

    – Khi được góp ý, cảm ơn trước rồi mới giải thích, nếu thật sự cần giải thích.

    Không có gì cao siêu. Nhưng tôi đã thấy người giỏi chuyên môn rời đi sau sáu tháng chỉ vì không chịu những chuyện nhỏ như vậy.

    Cái được và cái mệt

    Cái được lớn nhất với tôi là cách làm việc có quy trình. Mọi thứ có checklist, có mẫu báo cáo, có người kiểm lại. Lúc đầu thấy chậm. Về sau tôi nhận ra mình ít phải chữa cháy hơn hẳn so với bạn bè làm ở nơi khác. Thói quen 5S, kaizen, ghi lại lỗi và nguyên nhân, tôi mang theo cả ra ngoài công việc.

    Đào tạo cũng là điểm cộng. Nhiều công ty cử người sang Nhật học vài tuần hoặc vài tháng, có nơi trả tiền học tiếng. Tất nhiên đi kèm là cam kết làm việc một thời gian, nên đọc kỹ trước khi ký.

    Cái mệt thì có. Quyết định chậm. Một thay đổi nhỏ trong quy trình có thể mất ba tuần chờ duyệt vì cần công ty mẹ gật đầu. Văn hóa thâm niên vẫn còn ở nhiều nơi, người trẻ giỏi đôi khi phải đợi. Và chuyện làm thêm giờ, tùy công ty, có thể là chuyện nhẹ nhàng hoặc là lý do chính khiến người ta nghỉ.

    ~ ~ ~

    Lương thưởng thì tôi không nói con số, vì nó chênh nhau quá nhiều giữa nhà máy và văn phòng, giữa người có tiếng và không, giữa Hà Nội, Bình Dương hay Đà Nẵng. Điều tôi thấy khá đều là công ty Nhật ít khi trả vượt mặt bằng để giành người, nhưng tăng đều, thưởng theo kỳ rõ ràng và hiếm khi nợ lương. Ai cần nhảy vọt nhanh thì có lẽ sẽ sốt ruột. Ai cần ổn định để tính chuyện dài hơi thì thường thấy hợp.

    Hỏi nhanh

    Mới ra trường có nên vào công ty Nhật không?
    Theo tôi là nên, nếu bạn chịu được kỷ luật và chưa vội đi nhanh. Hai ba năm đầu ở đây dạy cách làm việc có nề nếp, thứ mà sau này đi đâu cũng dùng được.

    Công ty Nhật có khắt khe với lỗi sai không?
    Khắt khe với lỗi bị giấu hơn là lỗi sai. Sai rồi báo ngay, kèm hướng xử lý, thường được bỏ qua nhanh hơn bạn nghĩ.

    Nghỉ việc ở công ty Nhật có khó không?
    Không khó về thủ tục, nhưng nên báo sớm hơn mức tối thiểu trong hợp đồng và bàn giao thật kỹ. Người Nhật nhớ lâu cách bạn rời đi.

    Tôi vẫn giữ cuốn sổ đầu tiên. Trang đầu có câu của chị trưởng nhóm về giờ giấc, trang thứ ba là danh sách những từ tiếng Nhật tôi nghe không hiểu trong tuần đầu, dài gần hết trang. Bây giờ đọc lại thì buồn cười. Nhưng hồi đó, mỗi ngày đi làm về tôi đều mệt vì phải đoán. Nếu bài này giúp ai đó bớt phải đoán vài thứ, vậy là đủ.

    Kiệt

    Việc làm công ty Nhật

    Lộ trình thăng tiến trong doanh nghiệp Nhật, mười mấy năm từ nhân viên lên kachō

    Ngày nhận quyết định lên trưởng phòng, tôi không thấy hồi hộp như mình từng tưởng tượng. Tờ giấy được đưa trong một buổi họp ngắn, ông giám đốc người Nhật nói vài câu, mọi người vỗ tay, rồi ai về chỗ nấy làm tiếp. Buổi tối tôi ngồi đếm lại thì đã mười hai năm kể từ ngày đầu đi làm ở công ty Nhật. Có những năm tôi nghĩ mình đứng yên. Giờ thì tôi hiểu không phải vậy.

    Bài này tôi viết cho những bạn đang ở năm thứ hai, thứ ba, thấy bạn bè ở công ty khác lên chức nhanh hơn và bắt đầu tự hỏi mình có chọn sai chỗ không.

    Những bậc thang có tên

    Một điều tôi thấy dễ chịu ở doanh nghiệp Nhật là chức danh rõ ràng. Mỗi bậc có tên, có phạm vi trách nhiệm, có khi có cả quy định bao nhiêu năm ở bậc dưới mới được xét lên. Tên gọi giữa các công ty không giống hệt nhau, và chi nhánh ở Việt Nam thường gộp bớt vài bậc cho gọn. Đại khái nó đi như sau, kể theo cách tôi đã leo qua từng bậc.

    Bậc đầu là ippan shain (一般社員), nhân viên thường. Ba năm đầu của tôi ở đây. Việc chính là làm cho đúng phần của mình, học thuộc quy trình, và báo cáo đều đến mức sếp không phải hỏi. Nghe đơn giản, nhưng tôi thấy nhiều người dừng lại lâu nhất ở bậc này chính vì phần báo cáo.

    Bậc kế là shunin (主任), ở chi nhánh hay gọi là nhân viên chính hoặc senior. Thay đổi lớn nhất không nằm ở chức danh mà ở chỗ bạn bắt đầu được giao kèm người mới, được đưa những việc khó hơn mà không có hướng dẫn chi tiết. Người ta bắt đầu thử xem bạn tự đứng được chưa.

    Sau đó là kakarichō (係長), trưởng nhóm hay tổ trưởng. Đây là bậc đầu tiên bạn chịu trách nhiệm cho tiến độ của người khác. Tôi nhớ tháng đầu ở bậc này, tôi vẫn quen tự làm hết, và nhóm chậm hơn hẳn so với khi tôi còn là thành viên. Chị trưởng phòng phải nhắc tôi ba lần rằng việc của tôi bây giờ là chia việc, không phải làm thay.

    Kachō (課長) là trưởng phòng. Ở bậc này bạn chịu mục tiêu cả năm của phòng, chấm điểm đánh giá cho cấp dưới, và họp trực tiếp với công ty mẹ. Phần đánh giá nhân sự là phần tôi thấy nặng lòng nhất, vì điểm mình chấm ảnh hưởng tới thưởng của người khác.

    Trên nữa là buchō (部長), giám đốc khối hay trưởng bộ phận, lo cả một khối nhiều phòng và ngồi vào bàn làm kế hoạch năm.

    Có công ty chèn thêm jichō (次長) giữa kachō và buchō, có nơi bỏ hẳn shunin. Cấp cao hơn buchō ở chi nhánh Việt Nam thường là giám đốc điều hành hay tổng giám đốc, nhiều nơi vẫn do người Nhật được cử sang đảm nhận.

    Thâm niên, thứ người ta hay hiểu lầm

    Ai đọc về doanh nghiệp Nhật cũng gặp chữ nenkō joretsu (年功序列), thứ bậc theo thâm niên. Từ đó nhiều người suy ra cứ ngồi đủ năm là lên. Theo những gì tôi thấy ở ba công ty mình từng làm, không đơn giản vậy.

    Thâm niên là điều kiện, không phải tấm vé

    Thâm niên quyết định bạn có được đưa vào danh sách xét hay không. Còn có lên hay không thì phụ thuộc vào những thứ khác: kết quả đánh giá các năm, ý kiến của cấp trên trực tiếp, và một thứ khó gọi tên mà người Nhật hay nói là shinrai (信頼), sự tin cậy. Tôi có một anh đồng nghiệp vào trước tôi hai năm, chuyên môn rất giỏi, nhưng đến giờ vẫn ở bậc shunin. Anh hay giữ việc trong tay, không báo cáo cho tới khi xong hoàn toàn. Sếp không biết anh đang làm gì nên không dám giao thêm người cho anh quản.

    Các công ty bây giờ đã pha trộn

    Mười năm trở lại đây, nhiều công ty Nhật ở Việt Nam chuyển dần sang cách đánh giá theo năng lực và kết quả, gọi chung là seika shugi (成果主義). Thực tế thì hiếm nơi bỏ hẳn thâm niên. Phổ biến hơn là một hệ pha: có số năm tối thiểu ở mỗi bậc, nhưng người nổi bật được xét sớm hơn một hai năm. Các công ty công nghệ và các công ty Nhật mới vào Việt Nam vài năm gần đây thường đi nhanh hơn các tập đoàn sản xuất lâu đời.

    Những năm tôi tưởng mình đứng yên, thật ra là những năm người ta đang quan sát xem có giao người cho tôi được không.

    ~ ~ ~

    Người Việt ở giữa hai bờ

    Có một lợi thế mà tôi thấy người Việt trong công ty Nhật thường không tận dụng hết: vị trí cầu nối. Trong mỗi chi nhánh, luôn cần người hiểu cả cách nghĩ của công ty mẹ lẫn cách làm của đội ngũ địa phương. Người Nhật được cử sang thường ở ba đến năm năm rồi về. Người Việt ở lại, giữ nếp, giữ quan hệ, giữ hiểu biết về khách hàng và nhà cung cấp.

    Nhiều công ty Nhật đang đẩy mạnh chuyện bản địa hóa quản lý, họ gọi là genchika (現地化), tức là giao dần các vị trí trưởng phòng, giám đốc khối cho người địa phương. Tôi lên kachō cũng một phần nhờ đợt đó. Vị trí của tôi trước kia do một anh người Nhật giữ, anh về nước và công ty quyết định không cử người thay.

    Muốn đi theo hướng này, theo tôi cần ba thứ. Chuyên môn đủ vững để người Nhật tin vào phán đoán của bạn. Tiếng Nhật đủ để nói chuyện trực tiếp với cấp trên bên công ty mẹ, không qua phiên dịch, ít nhất là trong họp nội bộ. Và hiểu được những thứ không viết ra: nemawashi trước cuộc họp, hourensou hằng ngày, cách từ chối mà không làm mất mặt ai. Ai đang cân nhắc định hướng nghề nghiệp công ty Nhật nên nghĩ sớm về hướng cầu nối này, vì nó cần thời gian tích lũy hơn là một tấm bằng.

    Tiếng Nhật có bắt buộc không

    Không bắt buộc ở mọi nơi. Tôi biết những trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng IT người Việt làm việc hoàn toàn bằng tiếng Anh và vẫn được tin cậy. Nhưng ở các vị trí cần ngồi họp với ban lãnh đạo bên Nhật thường xuyên, thiếu tiếng Nhật là một cái trần thấy rõ. Người nói được trực tiếp thì nắm được cả những ý mà phiên dịch bỏ qua.

    Mấy năm tưởng như đứng yên

    Năm thứ tư và thứ năm là hai năm khó nhất với tôi. Chức danh không đổi. Lương tăng đều nhưng chậm. Bạn đại học của tôi ở một công ty khác đã lên quản lý. Tôi từng viết sẵn đơn nghỉ việc, để trong ngăn bàn hai tháng.

    Điều giữ tôi lại là một buổi nói chuyện với chị trưởng phòng lúc đó. Tôi hỏi thẳng mình cần gì để lên bậc tiếp theo. Chị không nói chung chung. Chị bảo tôi đang làm tốt phần việc của mình, nhưng chưa ai thấy tôi kèm được người khác. Tháng sau, chị giao cho tôi hai bạn mới vào. Một năm sau, tôi lên kakarichō.

    Nhìn lại, tôi rút ra vài việc mà giá biết sớm hơn thì đỡ sốt ruột. Hỏi thẳng cấp trên về tiêu chí lên bậc, vào đúng kỳ đánh giá, và ghi lại câu trả lời. Xin được kèm người mới, kể cả khi chưa có chức danh. Báo cáo đều đặn để sếp luôn biết mình đang làm gì, vì người Nhật không giao thêm trách nhiệm cho người họ không theo dõi được. Và đọc kỹ quy chế nhân sự, chỗ ghi số năm tối thiểu ở mỗi bậc, để biết mình đang chờ vì chưa đủ năm hay vì chưa đủ điều kiện khác.

    Khi nào nên đi

    Tôi không nghĩ ở lại mãi là lựa chọn đúng cho tất cả mọi người. Có những nơi mà người Việt gần như không có cửa lên trên kachō, vì mọi vị trí cao hơn đều dành cho người được cử sang. Có những nơi quy trình xét lên bậc mập mờ, hỏi ba lần không ai trả lời rõ. Nếu bạn đã hỏi đàng hoàng, đã làm đủ những gì được yêu cầu, mà hai ba năm vẫn không có tín hiệu nào, thì việc nhìn sang nơi khác là hợp lý.

    Nhưng nếu cảm giác sốt ruột chỉ đến từ việc so với bạn bè, tôi khuyên nên chờ thêm một kỳ đánh giá và hỏi thêm một lần. Lộ trình thăng tiến trong doanh nghiệp Nhật thường chậm ở đoạn đầu và đi đều hơn ở đoạn sau. Cái giá của việc rời đi giữa chừng là bạn bắt đầu lại sự tin cậy từ con số không.

    Tờ quyết định hôm đó tôi vẫn để trong ngăn bàn, cùng chỗ với lá đơn nghỉ việc chưa bao giờ nộp.

    Kiệt

    Tuyển dụng & thăng tiến

    Làm thêm giờ và cân bằng công việc ở công ty Nhật, những tối tôi về muộn

    Có một giai đoạn khoảng ba năm, tôi thuộc lịch chạy của chú bảo vệ tòa nhà hơn lịch sinh hoạt của người nhà. Tám giờ tối chú tắt đèn hành lang. Chín giờ chú đi một vòng gõ cửa từng phòng. Tôi thường là người chú gõ cửa cuối cùng. Lúc ấy tôi nghĩ ở lại muộn là chăm chỉ. Bây giờ nhìn lại, phần lớn những tối đó tôi không làm được gì nhiều hơn buổi chiều.

    Zangyō, ngày đó và bây giờ

    Người Nhật gọi làm thêm giờ là zangyō (残業), nghĩa đen là “việc còn sót lại”. Ở các công ty Nhật kiểu cũ, làm thêm từng là một phần của văn hóa. Có cả một từ cho chuyện ở lại chỉ vì sếp chưa về: tsukiai zangyō (付き合い残業), làm thêm cho có bạn. Không ai bắt. Nhưng ai về trước sẽ thấy ngại.

    Tôi bắt đầu đi làm đúng thời đó. Văn phòng chi nhánh Việt Nam học theo nếp bên Nhật, và các anh chị người Việt đi trước cũng học theo. Sáu giờ chiều cả phòng vẫn sáng đèn. Ai đứng dậy xách túi thì nói nhỏ “osaki ni shitsurei shimasu”, xin phép về trước, giọng như có lỗi.

    Mọi thứ đổi dần từ khoảng cuối những năm 2010. Bên Nhật có đợt cải cách cách làm việc, gọi là hatarakikata kaikaku (働き方改革), đặt trần làm thêm giờ bằng luật và buộc công ty theo dõi giờ làm của nhân viên. Công ty mẹ siết, chi nhánh ở Việt Nam cũng siết theo. Tôi nhớ năm đó phòng nhân sự bắt đầu gửi báo cáo giờ làm thêm từng người lên cho trưởng bộ phận mỗi tháng, ai vượt ngưỡng nội bộ thì trưởng bộ phận phải giải trình. Lần đầu tiên tôi thấy sếp người Nhật của mình đuổi nhân viên về.

    Ở Việt Nam thì luật nói gì

    Ở đây phải nói rõ một điều: làm việc tại Việt Nam thì áp dụng luật lao động Việt Nam, dù công ty mẹ ở đâu. Luật hiện hành có trần số giờ làm thêm theo ngày, theo tháng và theo năm, làm thêm phải được người lao động đồng ý, và giờ làm thêm được trả cao hơn giờ thường, ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ còn cao hơn nữa. Con số cụ thể bạn nên đọc thẳng trong văn bản luật hoặc hỏi phòng nhân sự, vì có ngành được áp trần khác.

    Điều tôi thấy người mới hay bỏ qua là kiểm tra phiếu lương. Công ty Nhật thường ghi rõ số giờ làm thêm và tiền làm thêm thành dòng riêng. Đối chiếu với giờ chấm công của mình mỗi tháng mất chừng năm phút. Phần lớn là khớp. Một lần hiếm hoi tôi thấy lệch là do máy chấm công lỗi, báo lên thì được sửa trong tháng sau.

    ~ ~ ~

    Bận thật và bận vì nếp

    Công bằng mà nói, có những lúc phải làm thêm thật. Tuần trước khi nhà máy chạy thử dây chuyền mới. Cuối năm tài chính ở phòng kế toán. Dự án phần mềm sát ngày bàn giao cho khách bên Nhật, lệch múi giờ hai tiếng nên họ họp xong cũng đã muộn. Những đợt đó ai cũng hiểu, và thường có hồi kết.

    Cái làm người ta mệt là kiểu bận không có hồi kết. Họp kéo dài vì không ai chốt. Việc dồn cuối ngày vì sáng không ai giao. Chờ sếp duyệt mà sếp đang ở cuộc họp khác. Tôi mất khá lâu mới hiểu phần lớn số giờ làm thêm của mình rơi vào loại này, không phải loại thứ nhất.

    Khi tìm hiểu việc làm trong công ty Nhật, bạn sẽ thấy mức làm thêm khác nhau rất xa giữa các nơi, kể cả giữa hai phòng trong cùng một công ty. Không thể vơ đũa cả nắm. Hỏi người đang làm ở đó vẫn là cách đáng tin hơn đọc đánh giá trên mạng.

    Những tối về muộn dạy tôi một điều: ngồi lâu không làm việc tốt hơn, chỉ làm mình mệt hơn.

    Tôi tập về đúng giờ như thế nào

    Không phải một sớm một chiều. Tôi bắt đầu bằng việc nhỏ nhất: mỗi sáng viết ra ba việc phải xong trong ngày, dán lên mép màn hình. Bốn giờ chiều nhìn lại. Việc nào không xong thì báo cấp trên ngay lúc đó, không đợi sáu giờ. Đây chính là hourensou mà người Nhật hay nói. Báo sớm thì sếp còn kịp chia việc cho người khác hoặc dời hạn. Báo muộn thì chỉ còn cách ở lại.

    Việc thứ hai là ghi lại giờ làm thêm của mình kèm lý do, mỗi tối một dòng. Sau hai tháng tôi có một bảng nhỏ. Mang nó đi gặp trưởng phòng, tôi nói chuyện bằng dữ liệu chứ không phải bằng cảm giác. Ông xem xong, dời giờ họp giao ban từ năm giờ chiều lên chín giờ sáng. Chỉ vậy thôi mà mỗi tuần tôi lấy lại được mấy buổi tối.

    Việc thứ ba khó nhất: tự cho phép mình về. Khi việc trong ngày đã xong và đã báo, tôi đứng dậy, nói “osaki ni shitsurei shimasu” bằng giọng bình thường, rồi đi. Mấy tuần đầu thấy kỳ. Sau đó thì không ai để ý nữa.

    Còn ngày phép, tôi từng để dồn tới cuối năm rồi mất mấy ngày vì quá hạn quy chế. Giờ tôi đăng ký phép từ đầu quý, ghi lên lịch chung của phòng. Người Nhật thích biết trước. Báo phép ba tuần trước thì sếp sắp xếp được, báo trước hai hôm thì dù được duyệt vẫn để lại cái nhíu mày.

    Chuyện sức khỏe tôi không muốn nói nhiều, chỉ một ý. Những năm về muộn, tôi ngủ ít, ăn tối lúc mười giờ, cuối tuần nằm bẹp. Lần khám sức khỏe định kỳ năm đó, bác sĩ hỏi tôi làm nghề gì. Tôi nghĩ đó là lúc nên dừng lại để xem mình đang đổi cái gì lấy cái gì.

    Hỏi nhanh

    Hỏi về làm thêm giờ trong buổi phỏng vấn có bị đánh giá không?
    Hỏi khéo thì không. Kiểu “Mùa cao điểm của bộ phận thường vào tháng nào?” sẽ cho bạn câu trả lời mà không nghe như đang ngại việc.

    Công ty Nhật nào cũng làm thêm nhiều?
    Không. Có nơi gần như tắt đèn đúng giờ, có nơi vẫn giữ nếp cũ. Khác cả theo phòng ban.

    Sếp nhờ ở lại mà mình có hẹn thì sao?
    Nói thật là có hẹn, rồi đề nghị một mốc khác, như sáng sớm hôm sau. Đa số sếp người Nhật tôi gặp chấp nhận nếu bạn đưa ra phương án chứ không chỉ từ chối.

    Kiệt

    Phương pháp làm việc kiểu Nhật

    Chế độ lương thưởng bonus công ty Nhật và mấy lần tôi đọc sai phiếu lương

    Tháng Bảy năm thứ hai đi làm, tôi nhận kỳ thưởng giữa năm đầu tiên và mừng được đúng một buổi chiều. Tối về ngồi tính lại mới thấy nó ít hơn tôi tưởng khá nhiều. Không phải công ty quỵt. Là tôi đọc hợp đồng không kỹ, không biết thưởng được tính trên cái gì. Bài này viết cho tôi của năm đó, và cho ai đang cầm một lời mời làm việc từ công ty Nhật mà chưa biết hỏi gì.

    Phiếu lương có nhiều dòng hơn bạn nghĩ

    Công ty Nhật nào tôi từng làm cũng có phiếu lương chi tiết, bên Nhật gọi là kyūyo meisai (給与明細). Mỗi tháng một tờ, có khi là file PDF gửi qua mail nội bộ. Đọc lần đầu hơi rối vì nó chia nhỏ ra rất nhiều dòng. Đọc quen thì lại thấy dễ chịu, vì cái gì cũng được ghi tên.

    Dòng đầu tiên thường là lương cơ bản, kihonkyū (基本給). Đây là con số quan trọng hơn bạn tưởng, vì ở nhiều nơi nó là cơ sở để tính thưởng, tính tăng lương hằng năm, có khi cả trợ cấp thôi việc theo quy chế riêng của công ty. Dưới đó là các khoản phụ cấp, teate (手当): đi lại, ăn trưa, nhà ở, trách nhiệm, chuyên cần, và một khoản rất hay gặp là phụ cấp tiếng Nhật, thường chia mức theo cấp chứng chỉ JLPT. Rồi đến tiền làm thêm giờ, tính riêng theo số giờ thực tế. Phía dưới là các khoản trừ: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, đoàn phí nếu có.

    Cái bẫy của tôi năm đó nằm ở dòng đầu. Tổng thu nhập tháng của tôi nghe khá ổn khi phỏng vấn, nhưng phần lương cơ bản chỉ chiếm một nửa, còn lại là phụ cấp. Thưởng tính theo số tháng lương cơ bản. Vậy là kỳ thưởng ra ít hơn nhiều so với cái tôi nhẩm trong đầu bằng tổng thu nhập.

    Từ hôm đó, tôi không bao giờ hỏi “tổng bao nhiêu” trước khi hỏi “lương cơ bản bao nhiêu”.

    Không phải công ty nào chia như vậy cũng có ý xấu. Có nơi để phụ cấp nhiều vì muốn linh hoạt khi điều chỉnh từng bộ phận. Nhưng người nhận việc cần biết cơ cấu để tự tính, thế thôi. Lương thưởng chỉ là một mảnh khi bạn tìm hiểu tuyển dụng công ty Nhật, song là mảnh dễ hiểu lầm nhất nếu chỉ nghe con số tổng qua điện thoại.

    Thưởng, hay cái người Nhật gọi là bōnasu

    Ở Nhật, công ty thường trả thưởng hai kỳ một năm, kỳ mùa hè và kỳ mùa đông. Văn hóa này đi theo các công ty Nhật sang Việt Nam, nhưng khi vào đây nó hay bị pha trộn với thói quen thưởng Tết của mình. Tôi đã gặp ít nhất ba kiểu.

    Kiểu thứ nhất giữ đúng nếp Nhật: hai kỳ, kỳ giữa năm và kỳ cuối năm, mỗi kỳ tính bằng một số tháng lương cơ bản nhân với hệ số đánh giá cá nhân. Kiểu thứ hai là tháng lương thứ mười ba trả trước Tết, cộng thêm một khoản thưởng hiệu suất theo kết quả đánh giá. Kiểu thứ ba gọn nhất, chỉ có thưởng cuối năm, nhiều ít tùy năm đó công ty làm ăn ra sao.

    Điểm chung của cả ba kiểu là thưởng không cố định. Luật lao động Việt Nam để cho doanh nghiệp tự quyết việc thưởng dựa trên kết quả kinh doanh và mức hoàn thành công việc của người lao động, theo quy chế thưởng mà công ty công bố. Tháng mười ba cũng không phải khoản bắt buộc theo luật, trừ khi hợp đồng hay quy chế công ty ghi rõ. Tôi từng chứng kiến một năm công ty mẹ báo lỗ, kỳ thưởng cuối năm bị cắt gần một nửa cho toàn bộ chi nhánh. Không ai vui, nhưng cũng không ai kiện được, vì quy chế đã ghi rõ thưởng phụ thuộc kết quả kinh doanh.

    Có một điều khoản nhỏ mà người chuẩn bị nghỉ việc nên đọc: nhiều quy chế ghi rằng người được nhận thưởng phải còn đang làm việc vào ngày chi trả. Tôi có một đồng nghiệp nộp đơn nghỉ hai tuần trước kỳ thưởng cuối năm vì đã có chỗ mới, và mất trắng kỳ đó. Nếu bạn định chuyển việc, cân nhắc ngày nộp đơn cho khéo.

    ~ ~ ~

    Hệ số đánh giá, chỗ mọi người hay thắc mắc nhất

    Phần nhân với “hệ số cá nhân” là phần gây nhiều chuyện nhất. Ở công ty tôi làm lâu nhất, mỗi người được xếp hạng theo thang S, A, B, C, D sau mỗi kỳ đánh giá. Phần lớn rơi vào B. A là làm tốt rõ ràng. S hiếm, có năm cả phòng không ai. Mỗi hạng ứng với một hệ số thưởng khác nhau.

    Ngồi lâu ở vị trí quản lý, tôi hiểu vì sao người Nhật thận trọng với hạng cao. Họ muốn đánh giá phản ánh cả năm, không phải một dự án hay ho tháng Mười. Ai làm đều tay mười hai tháng, báo cáo đúng hẹn, ít để sếp phải hỏi lại, thường có đánh giá ổn định hơn người bùng nổ một quý rồi im lặng. Chuyện hourensou, báo cáo liên lạc thảo luận, ảnh hưởng tới điểm nhiều hơn người mới hay nghĩ.

    Nếu bạn thấy đánh giá của mình không công bằng, cách tôi thấy hiệu quả là xin một buổi nói chuyện riêng với cấp trên trực tiếp, mang theo ghi chép công việc của mình. Không phải để cãi. Để hỏi cụ thể kỳ sau cần làm gì thì lên hạng. Người Nhật thường trả lời câu hỏi đó khá thẳng.

    Tăng lương mỗi năm, chậm mà đều

    Ngoài thưởng, có một nhịp nữa ít người để ý lúc mới vào là kỳ xét tăng lương định kỳ, bên Nhật gọi là shōkyū (昇給). Nhiều công ty xét vào đầu năm tài chính theo lịch bên Nhật, tức là tháng Tư, có nơi xét theo năm dương lịch. Mức tăng thường không lớn, nhưng đều và có công thức.

    Đây là lý do tôi hay nói với các bạn trẻ đừng chỉ so tháng lương đầu tiên. Ở một số công ty Nhật kiểu truyền thống, năm đầu bạn có thể nhận ít hơn chỗ khác một chút, nhưng sau năm sáu năm thì khoảng cách đó thay đổi nhiều. Ngược lại cũng có nơi tăng rất chậm, và người giỏi bỏ đi sau ba năm. Cái này phải hỏi, không đoán được.

    Tiền bạc là chuyện người ta ngại hỏi nhất trong buổi phỏng vấn. Tôi nghĩ hỏi thẳng mà lịch sự thì chẳng ai đánh giá thấp bạn cả.

    Những câu tôi sẽ hỏi trước khi ký

    Nếu quay lại năm hai mươi mấy tuổi, đây là mấy câu tôi sẽ hỏi phòng nhân sự trước khi ký hợp đồng. Thứ nhất, lương cơ bản là bao nhiêu và phụ cấp gồm những khoản nào, khoản nào được tính vào cơ sở đóng bảo hiểm. Thứ hai, công ty thưởng mấy kỳ một năm, tính trên lương cơ bản hay tổng thu nhập, những năm gần đây thường ở mức bao nhiêu tháng (họ có thể không trả lời, nhưng cứ hỏi). Thứ ba, kỳ xét tăng lương vào tháng nào, người mới vào giữa năm có được xét kỳ đầu không. Thứ tư, phụ cấp tiếng Nhật có không, chia theo cấp nào.

    Phúc lợi ngoài lương cũng nên hỏi qua: khám sức khỏe định kỳ, bảo hiểm sức khỏe bổ sung, hỗ trợ học tiếng, xe đưa đón nếu nhà máy ở khu công nghiệp xa. Mấy thứ này không hiện trên dòng tổng, nhưng cộng lại cả năm không nhỏ.

    Cuối cùng, xin bản quy chế lương thưởng nếu công ty cho xem. Không phải nơi nào cũng đưa trước khi bạn ký, nhưng hỏi thì không mất gì.

    Cái phiếu lương tháng Bảy năm đó tôi vẫn giữ trong một bìa hồ sơ cũ. Lâu lâu lục ra, thấy mình hồi đó ngây thơ quá.

    Kiệt

    Tuyển dụng & thăng tiến

    Phỏng vấn xin việc công ty Nhật cần lưu ý gì, ghi chép từ phía bàn bên kia

    Mấy năm gần đây tôi hay được kéo vào ngồi hội đồng phỏng vấn, thường là ghế bên cạnh một trưởng phòng người Nhật, kiêm luôn phiên dịch khi cần. Ngồi phía bên này bàn, tôi thấy những thứ mà hồi đi xin việc mình không bao giờ để ý. Ghi lại đây cho ai đang chuẩn bị.

    Năm phút trước giờ hẹn

    Phần lớn ấn tượng được hình thành trước khi câu hỏi đầu tiên được đặt ra. Nghe hơi bất công, nhưng đúng là vậy.

    Người Nhật mà tôi làm cùng coi giờ hẹn là giờ bắt đầu, không phải giờ có mặt. Đến sớm khoảng năm đến mười phút là vừa. Đến sớm nửa tiếng lại làm lễ tân lúng túng vì phòng họp còn người dùng. Đến muộn thì gần như không gỡ được, trừ khi bạn gọi báo trước và nói rõ lý do. Có lần một ứng viên kẹt xe trên cầu Sài Gòn, gọi điện xin lỗi trước giờ hẹn mười lăm phút. Ông trưởng phòng gật đầu, bảo chờ. Bạn ấy vẫn đậu. Người đến trễ mà không báo thì tôi chưa thấy ai qua.

    Cách vào phòng cũng được nhìn. Gõ cửa, chờ mời, vào thì cúi chào (ojigi) vừa phải, chưa ngồi khi chưa được mời.

    Nếu người phỏng vấn đưa danh thiếp (meishi), nhận bằng hai tay, đọc tên một giây, đặt lên bàn phía trước mình cho tới hết buổi. Đừng nhét vào túi quần.

    Hồ sơ là bạn đã nói trước một nửa

    Một số công ty Nhật ở Việt Nam yêu cầu sơ yếu lý lịch theo mẫu Nhật, gọi là rirekisho (履歴書), có khi kèm bản tóm tắt kinh nghiệm làm việc gọi là shokumu keirekisho (職務経歴書). Không phải nơi nào cũng đòi. Nhưng nếu họ đã đòi thì điền đúng mẫu, ảnh thẻ nghiêm túc, ngày tháng thống nhất, không bỏ trống ô nào mà không giải thích.

    Thứ người Nhật soi kỹ là những khoảng trống. Nghỉ sáu tháng giữa hai công việc không sao, miễn bạn nói được mình đã làm gì trong thời gian đó. Nhảy ba chỗ trong hai năm thì chuẩn bị tinh thần bị hỏi tới cùng.

    Trước khi gửi hồ sơ, tôi hay khuyên người quen đọc lại một lượt về cơ hội việc làm tại công ty Nhật để hình dung nhịp làm việc ở đó, vì người phỏng vấn sẽ hỏi bạn nghĩ gì về chuyện báo cáo hằng ngày, làm theo quy trình, ở lâu một chỗ. Có sẵn suy nghĩ của riêng mình thì trả lời đỡ gượng.

    ~ ~ ~

    Những câu hỏi gần như lần nào cũng có

    Câu “Vì sao bạn muốn vào công ty chúng tôi?” nghe thì nhàm, nhưng đây là câu tôi thấy nhiều người hỏng nhất. Trả lời “vì công ty Nhật chuyên nghiệp, ổn định” là trả lời cho mọi công ty Nhật, tức là không trả lời. Đọc trước trang của công ty, biết họ làm sản phẩm gì, khách hàng là ai, nhà máy ở đâu. Một câu nhắc đúng tên dòng sản phẩm của họ có sức nặng hơn mười câu khen chung chung.

    Câu về điểm yếu thì người Nhật nghe rất kỹ. Họ không cần bạn hoàn hảo. Họ muốn nghe bạn biết mình yếu ở đâu và đang làm gì với nó. “Tôi hay cầm việc quá lâu mới hỏi, giờ tôi tự đặt mốc, quá nửa ngày chưa ra thì đi hỏi” là một câu trả lời tốt. “Điểm yếu của tôi là quá cầu toàn” thì ông trưởng phòng ngồi cạnh tôi đã nghe chắc cả trăm lần.

    Hỏi vì sao nghỉ chỗ cũ, đừng kể xấu sếp cũ. Kể cả khi sếp cũ đúng là tệ. Nói về điều bạn muốn tìm, không phải điều bạn muốn chạy khỏi.

    Còn câu hỏi về mức lương mong muốn, cứ nói một khoảng dựa trên mặt bằng chung của vị trí và kinh nghiệm của mình, giọng bình thường. Không cần né, cũng không cần mặc cả gắt ngay vòng đầu.

    Nói được một chuyện nhỏ mà thật, bao giờ cũng hơn kể ba thành tích lớn mà mơ hồ.

    Cuối buổi, đừng ngồi im

    Gần như buổi nào cũng kết bằng câu “Bạn có muốn hỏi gì không?”. Ứng viên lắc đầu cảm ơn là bỏ phí một cơ hội. Chuẩn bị sẵn một hai câu thật lòng: nhóm mình vào sẽ có mấy người, người hướng dẫn trong ba tháng đầu là ai, công việc giữa bộ phận Việt Nam và bên Nhật trao đổi bằng cách nào. Mấy câu kiểu này cho thấy bạn đã tưởng tượng mình làm ở đó.

    Những câu hỏi ngược này cũng là cách để bạn xem nơi đó có hợp mình không. Phỏng vấn là hai chiều.

    Hỏi nhanh

    Không biết tiếng Nhật thì có nên nộp không?
    Nên, nếu tin tuyển không ghi yêu cầu tiếng Nhật. Nhiều vị trí kỹ thuật, kế toán, IT làm việc bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Học vài câu chào là đủ để người phỏng vấn mỉm cười.

    Mặc gì thì ổn?
    Sơ mi sáng màu, quần tây hoặc vest màu trầm, giày sạch. Tóc gọn. Phỏng vấn cho vị trí ở xưởng cũng không nên mặc áo thun.

    Kiệt

    Tuyển dụng & thăng tiến

    5S và kaizen tại nơi làm việc, nhìn lại từ những buổi sáng đầu ca

    Sáng thứ hai đầu tiên ở nhà máy, tôi chưa được đụng vào bản vẽ nào. Anh tổ trưởng đưa cho tôi một cuộn băng keo vàng, một cây bút lông và bảo dán lại vạch cho khu để xe đẩy linh kiện. Cả buổi sáng tôi bò dưới sàn, đo từng góc. Lúc đó tôi hơi tự ái. Mấy năm sau tôi mới hiểu đó là bài học đầu tiên về 5S, và cũng là bài học tôi dùng lâu nhất.

    Bài này tôi không định giải thích 5S như giáo trình. Ai tra cũng ra năm chữ. Tôi muốn ghi lại cách người ta thật sự làm 5S và kaizen tại nơi làm việc trong mấy công ty Nhật tôi từng đi qua, chỗ nào có ích, chỗ nào thành hình thức, và người mới nên để ý gì.

    Năm chữ S, nói cho gọn

    Để khỏi ai lạc, tôi để lại năm chữ ở đây. Phần tiếng Việt là cách gọi quen ở các xưởng phía Nam, mỗi nơi có thể dịch hơi khác.

    Tiếng NhậtCách gọi quenNgoài xưởng trông ra sao
    Seiri (整理)Sàng lọcThứ không dùng thì dán thẻ đỏ, đưa ra khu chờ xử lý
    Seiton (整頓)Sắp xếpBảng dụng cụ có vẽ bóng từng món, thiếu món nào nhìn là biết
    Seiso (清掃)Sạch sẽLau máy cuối ca, vừa lau vừa xem có rò dầu hay ốc lỏng
    Seiketsu (清潔)Săn sócBa việc trên được viết thành chuẩn, có ảnh mẫu dán tại chỗ
    Shitsuke (躾)Sẵn sàngKhông cần ai nhắc vẫn làm, kể cả hôm sếp đi công tác

    Ba chữ đầu dễ. Ai cũng làm được trong một buổi tổng vệ sinh. Hai chữ sau mới khó, vì nó đòi một thứ chán ngắt là lặp lại mỗi ngày. Những đợt 5S tôi thấy thất bại gần như đều chết ở chữ thứ tư: dọn đẹp tuần đầu, chụp ảnh gửi công ty mẹ, ba tuần sau bàn lại ngập giấy.

    Có một chi tiết tôi nhớ mãi. Ở xưởng cũ, bảng dụng cụ treo tường được sơn bóng từng cây cờ lê, tua vít. Ban đầu tôi nghĩ làm vậy cho đẹp. Sau này mới thấy nó là cách để cái sai tự lộ ra. Một ô bóng trống nghĩa là có người mượn chưa trả, không cần đi hỏi ai.

    Văn phòng cũng có 5S, chỉ là ít ai gọi tên

    Khi chuyển lên làm văn phòng, tôi tưởng thoát khỏi băng keo vàng. Không phải. Ở văn phòng Nhật, 5S hiện ra dưới dạng khác: thư mục chung trên ổ mạng đặt tên theo quy ước, file cũ phải chuyển vào kho lưu trữ theo kỳ, bàn trống cuối ngày (cái này nhiều nơi gọi là clean desk), con dấu và hồ sơ gốc có tủ riêng, ký sổ khi mượn.

    Có ông trưởng phòng người Nhật từng hỏi tôi một câu rất đơn giản: “Nếu mai Kiệt nghỉ ốm, người khác có tìm được file báo giá trong ba phút không?” Tôi không trả lời được. Từ hôm đó tôi hiểu sắp xếp không phải để mình dễ làm, mà để người khác thay mình được. Ở công ty Nhật, ý này đi rất sâu vào cách họ nghĩ về công việc.

    Dọn cho mình thì một tuần là chán. Dọn để người khác thay được mình thì mới giữ được lâu.

    ~ ~ ~

    Kaizen, cái phiếu nhỏ màu trắng

    Kaizen (改善) nghĩa đen là “sửa cho tốt hơn”. Trong sách người ta hay nói về Toyota và những con số lớn. Ở chỗ tôi làm, kaizen bắt đầu bằng một tờ phiếu A5 màu trắng, có ba ô: hiện trạng, cách sửa, kết quả. Mỗi tháng mỗi người nộp ít nhất một phiếu.

    Tháng đầu tôi viết bừa cho đủ chỉ tiêu. Kiểu “đề nghị thêm thùng rác ở hành lang”. Phiếu bị trả lại với một dòng bút đỏ của chị quản lý: hành lang có bao nhiêu người đi qua, rác ở đó là rác gì, thêm thùng thì ai đổ. Tôi ngượng chín người. Nhưng nhờ vậy tôi học được cách nhìn một vấn đề nhỏ cho ra đầu ra đuôi.

    Phiếu kaizen đầu tiên của tôi được duyệt là chuyện cái kệ. Công nhân ở trạm lắp ráp phải quay người ra sau để lấy ốc, mỗi lần mất mấy giây. Tôi đề nghị dời hộp ốc lên một cái kệ nghiêng đặt ngay trước mặt. Chi phí gần như bằng không, chỉ cần một tấm mica và hai cái bản lề. Anh tổ trưởng thử một ca, thấy người làm đỡ mỏi vai, vậy là áp cho cả chuyền. Không có gì hoành tráng. Nhưng tôi vẫn nhớ cảm giác thấy cái kệ của mình được nhân ra mười mấy trạm.

    Điều tôi để ý là người Nhật coi trọng ý kiến của người đứng tại chỗ, họ gọi là genba (現場). Kỹ sư ngồi văn phòng có thể vẽ quy trình rất đẹp, nhưng người đứng máy tám tiếng mới biết chỗ nào cấn tay. Một công ty làm kaizen tử tế sẽ đi xuống genba để hỏi, chứ không ngồi trên phòng họp đoán.

    Tinh thần này là một phần của văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản mà người mới vào hay thấy lạ: ai cũng được góp ý về quy trình, nhưng góp ý về quy trình chứ không phải chỉ mặt người làm sai.

    Khi 5S và kaizen thành hình thức

    Phải nói thật là không phải chỗ nào cũng làm tốt. Tôi từng ở một nơi mà phiếu kaizen bị chấm điểm thi đua, cuối quý tổ nào nhiều phiếu thì được thưởng. Kết quả là phiếu rác nhiều vô kể, có người chép phiếu của tổ khác đổi vài chữ. Kaizen biến thành chạy chỉ tiêu.

    Cũng có kiểu 5S chỉ để đón đoàn kiểm tra. Trước hôm audit, cả xưởng thức khuya lau dọn, giấu đồ thừa vào kho. Đoàn đi rồi thì đâu lại vào đấy. Người làm lâu sẽ nhận ra ngay, và họ mất niềm tin vào chính chương trình. Tôi nghĩ đây là chỗ quản lý người Việt và người Nhật đều phải tự nhìn lại, vì công nhân không ngây thơ.

    Dấu hiệu một nơi làm 5S thật, theo kinh nghiệm của tôi, khá dễ nhận: đi vào xưởng lúc giữa ca thứ năm (không phải ngày có đoàn) mà vẫn thấy vạch kẻ rõ, dụng cụ đúng chỗ, người ta không phải lục tìm. Văn phòng thì nhìn ổ mạng chung là biết.

    Vài điều tôi muốn nói với người mới

    Đừng xem nhẹ mấy việc dọn dẹp được giao tuần đầu. Người ta không thử tay nghề bạn lúc đó, người ta xem bạn có làm cẩn thận một việc nhàm chán hay không. Cái băng keo vàng của tôi là vậy.

    Khi viết đề xuất kaizen, đi từ chuyện nhỏ nhìn thấy được. Ghi rõ đang mất bao lâu, mất ở đâu, sửa xong thì đo lại thế nào. Một đề xuất bớt được vài bước đi bộ, có ảnh trước và sau, có giá trị hơn một ý tưởng to mà không ai triển khai nổi.

    Và nếu bạn thấy đề xuất của mình bị gạt, đừng vội nản. Hỏi lại vì sao. Lắm khi lý do nằm ở chỗ bạn chưa thấy, như an toàn lao động hay yêu cầu của khách hàng. Hỏi xong thì sửa phiếu. Tôi đã sửa cái phiếu thùng rác ba lần trước khi bỏ hẳn nó, và chuyện đó cũng chẳng sao.

    Gần hai mươi năm sau, bàn làm việc ở nhà tôi vẫn có một ô dán băng keo cho cái kéo. Người nhà nhìn thấy cứ cười mãi.

    Kiệt

    Phương pháp làm việc kiểu Nhật

    Nemawashi, hay vì sao cuộc họp ở công ty Nhật chỉ kéo dài mười phút

    Đề xuất đầu tiên tôi mang vào phòng họp ở công ty Nhật là đổi nhà cung cấp bao bì. Tôi chuẩn bị kỹ. Có số liệu, có báo giá ba bên, có slide. Tôi trình bày mười lăm phút, rất tự tin. Khi tôi dừng lại, ông trưởng bộ phận gật đầu, nói “Để suy nghĩ thêm”, rồi chuyển sang mục tiếp theo. Đề xuất đó nằm yên bốn tháng.

    Nửa năm sau, một anh đồng nghiệp người Việt làm lâu năm cũng đề xuất một thay đổi tương tự cho mảng khác. Cuộc họp của anh kéo dài đúng mười phút. Mọi người gật, ông trưởng bộ phận nói “Vậy làm đi”, và tuần sau đã triển khai.

    Tôi hỏi anh làm cách nào. Anh nói: “Em đem ý tưởng vào phòng họp lần đầu. Anh thì đem vào lần thứ năm.”

    Vun gốc trước khi bứng cây

    Nemawashi (根回し) là từ của nghề làm vườn. Trước khi bứng một cái cây đi trồng chỗ khác, người ta đào quanh gốc, xén bớt rễ, để cây quen dần rồi mới nhấc lên. Cây ít bị sốc.

    Trong công ty Nhật, nemawashi là việc gặp riêng từng người liên quan trước khi đem chuyện ra họp. Nói cho họ biết mình định đề xuất gì, nghe họ lo gì, sửa đề xuất theo, rồi mới gặp người tiếp theo. Đến lúc vào phòng họp thì không còn ai bất ngờ. Cuộc họp chỉ còn là nơi xác nhận điều mọi người đã đồng ý.

    Hồi đầu tôi thấy cái này hơi giả. Họp mà kết quả có trước thì họp làm gì? Phải mất một thời gian tôi mới hiểu người Nhật rất ngại tình huống ai đó phải phản đối công khai, hoặc bị phản đối công khai, trước mặt nhiều người. Mất mặt cho cả hai phía. Nemawashi là cách để những bất đồng được nói ra ở chỗ riêng, khi chưa ai phải giữ thể diện.

    Cuộc họp ở công ty Nhật không phải nơi để thuyết phục. Thuyết phục đã xong từ hành lang.

    Tờ trình đi qua từng con dấu

    Đi kèm với nemawashi ở nhiều công ty là ringi (稟議), quy trình phê duyệt bằng văn bản. Người đề xuất viết một tờ trình gọi là ringisho, rồi nó được chuyển lần lượt qua từng cấp. Mỗi người đọc, đồng ý thì đóng dấu hanko vào ô của mình. Đủ dấu thì đề xuất được duyệt.

    Bây giờ nhiều nơi đã chuyển sang hệ thống phê duyệt điện tử, bấm nút thay cho đóng dấu, nhưng tinh thần vẫn vậy. Tôi từng thấy một tờ trình mua máy in mới cho văn phòng có bảy ô dấu.

    Nếu chưa nemawashi mà đã gửi ringisho thì tờ trình hay bị kẹt ở một bàn nào đó. Không ai từ chối, chỉ là không ai đóng dấu. Đó chính là chuyện đã xảy ra với đề xuất bao bì của tôi, chỉ là tôi không biết.

    Nhịp ra quyết định này là một trong những phần kinh nghiệm đi làm công ty Nhật mà tôi ước có ai đó kể cho mình sớm hơn, cùng với chuyện báo cáo và cách nói với sếp.

    ~ ~ ~

    Lần thứ hai tôi làm

    Đề xuất thứ hai, tôi làm khác. Tôi viết nháp một trang, rồi trước tiên mang đến cho trưởng nhóm trực tiếp, hỏi ý. Anh góp ba điểm. Tôi sửa. Sau đó tôi nhờ anh dẫn đi gặp chị phụ trách kho, vì đề xuất ảnh hưởng đến chỗ để hàng. Chị lo về lịch nhận hàng mới, tôi thêm một đoạn vào kế hoạch chuyển đổi.

    Người tôi gặp sau cùng là ông trưởng bộ phận. Không phải để xin duyệt, mà để nói: “Em có ý tưởng này, đã hỏi qua anh trưởng nhóm và chị bên kho, muốn xin anh cho ý kiến trước khi đưa vào họp tuần sau.” Ông đọc, hỏi hai câu, rồi nói một câu tôi nhớ mãi: “Chỗ này em nên hỏi thêm bên kế toán.”

    Tôi đi hỏi kế toán. Tuần sau vào họp, mười hai phút.

    Cả quá trình mất khoảng ba tuần. Lâu hơn lần đầu tôi tưởng. Nhưng nếu tính từ lúc có ý tưởng đến lúc triển khai, nó nhanh hơn lần đầu cả mấy tháng.

    Thứ tự gặp người

    Cái tôi rút ra là thứ tự quan trọng. Gặp người trên trước người dưới có khi làm người dưới thấy bị vượt mặt. Gặp người dưới mà không cho người trên biết thì người trên thấy bị bỏ qua. Ở chỗ tôi, thường là bắt đầu từ trưởng nhóm trực tiếp, hỏi anh ấy nên gặp ai tiếp theo, rồi để chính anh ấy chỉ đường. Mỗi công ty một khác, nên câu “em nên hỏi thêm ai nữa ạ?” là câu tôi dùng nhiều nhất.

    Khi bị góp ý ngược

    Không phải lúc nào nemawashi cũng suôn sẻ. Có lần tôi gặp một trưởng phòng bên cạnh, ông nghe xong và nói thẳng là không ủng hộ. Lúc đó tôi hơi hoảng. Nhưng nghĩ lại, nghe câu đó ở bàn ông còn hơn nghe nó giữa phòng họp. Tôi về sửa đề xuất, thu hẹp phạm vi, quay lại gặp ông lần nữa. Lần này ông nói “Vậy thì được.”

    Chậm hay không chậm

    Nhiều người Việt làm công ty Nhật than quyết định chậm, và tôi không cãi. Nó chậm thật, nhất là khi phải xin ý kiến công ty mẹ. Nhưng tôi cũng thấy khi đã chốt thì ít bị lật lại. Không có kiểu tuần này quyết, tuần sau có người phản đối nên làm lại từ đầu. Ai cũng đã được hỏi, nên ai cũng đã đồng ý.

    Nếu bạn mới vào và đang sốt ruột vì đề xuất của mình nằm im, có lẽ không phải ý tưởng dở. Có thể chỉ là nó chưa đi qua đủ người. Thử đi gặp từng người trước khi gửi lại xem sao.

    Còn đề xuất bao bì đầu tiên ấy, cuối cùng nó cũng được duyệt. Sau khi tôi đi gặp từng người một.

    Kiệt

    Phương pháp làm việc kiểu Nhật

    Cách viết email công việc kiểu Nhật, khung thư tôi dùng mỗi ngày

    Email đầu tiên tôi gửi cho khách Nhật có bốn dòng. Chào, hỏi ngày giao hàng, cảm ơn, ký tên. Sếp tôi đọc bản CC, không nói gì, chỉ chuyển tiếp cho tôi một email cũ của chính ông gửi khách đó tuần trước. Email của ông dài gấp ba, mà nội dung chính cũng chỉ là một câu hỏi.

    Tôi so hai email cạnh nhau cả buổi chiều. Phần dài hơn không phải nội dung. Nó là cái khung bao quanh. Sau này tôi mới hiểu cách viết email công việc kiểu Nhật gần như là điền vào một khung cố định, và người nhận đọc cái khung đó trước khi đọc chữ.

    Cái khung

    Đây là thứ tự tôi dùng cho gần như mọi email gửi người Nhật, nội bộ hay khách:

    – Tiêu đề (件名, kenmei) ngắn, nói rõ việc gì, có khi thêm ngoặc 【】 ở đầu như 【ご確認のお願い】 để báo đây là thư nhờ xác nhận.

    – Tên người nhận ở dòng đầu thân thư: tên công ty, phòng ban, rồi họ cộng “-sama”. Ví dụ 株式会社〇〇 営業部 田中様.

    – Câu chào: “Itsumo osewa ni natte orimasu” (いつもお世話になっております), đại ý cảm ơn vì luôn được giúp đỡ.

    – Xưng danh: công ty mình và tên mình, kể cả khi chữ ký đã có ở cuối.

    – Nội dung, mỗi ý một đoạn ngắn, cách dòng rõ ràng.

    – Câu kết: “Yoroshiku onegai itashimasu” (よろしくお願いいたします), rồi khối chữ ký.

    Nhìn thì cứng. Dùng rồi mới thấy nó tiện: không phải nghĩ mở đầu thế nào, kết thế nào, chỉ tập trung vào phần giữa.

    Email nội bộ thì gọn hơn. Câu chào thường đổi thành “Otsukare-sama desu” (お疲れ様です), tên người nhận chỉ cần họ cộng “-san”, xưng danh có khi chỉ là tên. Nhưng khung vẫn giữ nguyên thứ tự.

    Lần đầu liên hệ với người chưa quen thì không dùng “osewa ni natte orimasu”, vì mình đã được ai giúp gì đâu. Thay bằng “Hajimete go-renraku itashimasu” (初めてご連絡いたします), rồi nói ngay mình là ai và vì sao có địa chỉ của họ.

    Phần giữa mới là phần khó

    Cái khung thì học trong một ngày. Phần nội dung thì tôi vẫn đang học.

    Nguyên tắc tôi bám là kết luận trước. Muốn hỏi gì, nhờ gì, báo gì thì nói ngay ở câu đầu của phần nội dung. Lý do, bối cảnh để sau. Người Nhật đọc email rất kỹ, nhưng họ cũng nhận rất nhiều email, và câu đầu quyết định họ trả lời ngay hay để chiều.

    Khi nhờ việc thì thêm đệm: “Osoreirimasu ga” (恐れ入りますが, xin lỗi vì làm phiền nhưng) hoặc “O-tesuu desu ga” (お手数ですが, phiền anh chị một chút). Khi từ chối hoặc báo tin không vui thì “Moushiwake gozaimasen ga” (申し訳ございませんが). Không có mấy chữ này, câu nhờ việc đọc lên nghe như ra lệnh, dù ý mình không phải vậy.

    Hạn trả lời thì ghi rõ ngày, có khi ghi cả giờ. “Nếu được, anh trả lời giúp trước thứ Sáu ngày 18” dễ chịu cho cả hai bên hơn là “sớm nhất có thể”.

    Viết email cho người Nhật thật ra chỉ là một mảng nhỏ. Những thói quen khác khi làm việc trong doanh nghiệp Nhật Bản, như báo cáo, chào buổi sáng hay cách nói với sếp, tôi đã gom lại ở bài tổng hợp.

    ~ ~ ~

    Những lỗi tôi từng mắc

    Tiêu đề kiểu “Về chuyện hôm qua”. Lúc viết thì mình nhớ chuyện hôm qua là chuyện gì. Ba tuần sau người nhận tìm lại thư thì không. Từ đó tôi luôn để tên dự án hoặc mã đơn hàng trong tiêu đề.

    Gộp ba việc vào một email. Khách trả lời việc thứ nhất, quên hai việc kia, và tôi phải hỏi lại. Một email, một việc. Nếu buộc phải gộp thì đánh số từng mục để người nhận trả lời theo số.

    Đổi tiêu đề khi trả lời. Ở nhiều công ty Nhật, người ta giữ nguyên “Re:” để cả chuỗi thư nằm chung một chỗ, có khi chuỗi dài đến “Re: Re: Re:”. Lúc đầu tôi thấy kỳ, còn xoá đi cho gọn. Một anh đồng nghiệp người Nhật nhắc tôi đừng làm vậy vì phần mềm thư của khách xếp theo tiêu đề.

    Quên trả lời khi chưa có câu trả lời. Khách hỏi, tôi chưa có thông tin, nên tôi im lặng chờ. Hai ngày sau khách hỏi lại. Bây giờ tôi luôn gửi một dòng xác nhận trong ngày: đã nhận, đang kiểm tra, sẽ trả lời trước ngày X. Người Nhật có cụm “Toriisogi go-renraku made” (取り急ぎご連絡まで), đại ý “báo vội trước vậy”, dùng đúng cho kiểu thư này.

    Hỏi nhanh

    Viết email bằng tiếng Anh cho người Nhật có cần theo khung này không?
    Không bắt buộc, nhưng tôi vẫn giữ một câu chào và một câu kết lịch sự. Người Nhật đọc tiếng Anh cũng thấy dễ chịu với nhịp quen thuộc đó.

    CC thì ghi thế nào?
    Nhiều người ghi tên người được CC ngay dưới tên người nhận, kiểu “(CC: Satou-sama)”, để ai cũng biết thư đang đến tay những ai.

    Có nên dùng biểu tượng cảm xúc không?
    Với khách thì không. Trong chat nội bộ thân thiết thì tùy công ty, cứ nhìn đồng nghiệp người Nhật làm gì rồi theo.

    Tôi vẫn còn giữ email bốn dòng hồi đó trong thư mục đã gửi. Thỉnh thoảng mở ra xem lại, để nhớ mình đã bắt đầu từ đâu.

    Kiệt

    Văn hóa & giao tiếp công sở Nhật

    Kính ngữ tiếng Nhật trong công ty, những câu keigo tôi từng nói sai

    Cuộc điện thoại đầu tiên tôi nhấc máy ở văn phòng Nhật là của một khách hàng hỏi gặp trưởng phòng. Tôi trả lời bằng thứ tiếng Nhật lịch sự nhất mình có: “Tanaka-san wa ima irasshaimasen.” Đầu dây bên kia im một nhịp. Sau đó khách nói cảm ơn, hẹn gọi lại. Cúp máy xong, chị đồng nghiệp ngồi bàn bên quay sang, nhẹ nhàng: “Em vừa kính ngữ sếp mình với khách đấy.”

    Câu đó đúng ngữ pháp. Nó chỉ sai chỗ. Và đó là thứ khó nhất của kính ngữ tiếng Nhật trong công ty: không phải học thuộc động từ, mà biết đang đứng ở phía nào khi nói.

    Tôi đã học keigo trong sách từ trước khi đi làm. Đủ để thi. Nhưng phải ngồi văn phòng vài tháng, nghe đồng nghiệp người Nhật nói điện thoại, đọc email họ gửi khách, tôi mới thấy nó vận hành ra sao. Bài này ghi lại những chỗ tôi từng vấp, theo thứ tự mà tôi vấp.

    Ba lớp lịch sự

    Keigo (敬語) thường được chia ba nhóm. Tôi giải thích theo cách mà hồi đó tôi ước có người giải thích cho mình.

    Teineigo (丁寧語) là lớp ngoài cùng, lịch sự chung. Đuôi desu, masu. Nói với ai cũng không sai, nên người mới cứ bám vào đây trước. Một nửa số tình huống ở văn phòng chỉ cần chừng này.

    Sonkeigo (尊敬語) là nâng hành động của người khác lên. Khi nói về việc khách làm, sếp làm, mình dùng động từ tôn kính. Khách “đến” thì là irassharu, khách “nói” thì là ossharu.

    Kenjougo (謙譲語) là hạ hành động của mình xuống. Mình “đến” thì là mairu hoặc ukagau, mình “nói” thì là mousu. Hạ mình xuống cũng là một cách gián tiếp nâng người nghe.

    Nguyên tắc nghe thì gọn: người kia làm thì nâng, mình làm thì hạ. Cái khó là “mình” ở đây không chỉ là bản thân tôi.

    Trong và ngoài

    Người Nhật chia quan hệ thành uchi (内, trong) và soto (外, ngoài). Khi nói chuyện nội bộ, sếp là người trên, nên tôi dùng sonkeigo cho sếp. Nhưng khi nói với khách, cả công ty tôi là “trong”, khách là “ngoài”. Lúc đó sếp tôi cũng thuộc về phía “mình”, nên phải hạ xuống như hạ chính tôi.

    Vậy nên câu đúng với khách hôm đó phải là: “Moushiwake gozaimasen, Tanaka wa tadaima seki wo hazushite orimasu.” Bỏ “-san” khỏi tên sếp. Dùng orimasu, dạng khiêm nhường của “đang ở”. Nghe thì như mình đang nói hơi trống không về sếp, nhưng với người Nhật, đó mới là phép lịch sự với khách.

    Tôi mất gần một tháng để nói câu này mà không thấy ngượng miệng. Lần đầu nói trúng, chị đồng nghiệp giơ ngón cái từ bàn bên.

    Học keigo thì dễ. Học cách đứng đúng phía khi nói mới tốn thời gian.

    Chuyện trong và ngoài này không riêng gì ngôn ngữ. Nó có mặt trong cách chia việc, cách ngồi họp, cả cách mời nước khách, và tôi đã viết dài hơn về cả môi trường làm việc công ty Nhật ở một bài khác cho ai muốn đọc thêm.

    Một điều nữa về xưng hô. Trong công ty, người ta gọi nhau bằng họ cộng “-san”, hoặc gọi bằng chức danh: kachou (trưởng phòng), buchou (trưởng bộ phận lớn hơn), shachou (giám đốc). Gọi “Tanaka-kachou” là đủ kính, không cần thêm “-san” phía sau chức danh. Khách hàng trong email và thư từ thì dùng “-sama”. Tôi từng viết “Tanaka-kachou-sama” trong một email nội bộ. Không ai nói gì, nhưng ông trưởng phòng in nó ra, khoanh đỏ, và để lên bàn tôi kèm một mảnh giấy ghi cười.

    Những cặp động từ dùng nhiều nhất

    Keigo có nhiều động từ đặc biệt, nhưng trong văn phòng thì vài cặp này lặp lại gần như mỗi ngày. Tôi dán bảng này trên màn hình suốt mấy tháng đầu.

    NghĩaSonkeigo (người khác làm)Kenjougo (mình làm)
    Nóiおっしゃる ossharu申す mousu, 申し上げる moushiageru
    Đi, đếnいらっしゃる irassharu, お越しになる okoshi ni naru参る mairu, 伺う ukagau
    Ở, có mặtいらっしゃる irassharuおる oru
    Xemご覧になる goran ni naru拝見する haiken suru
    Làmなさる nasaruいたす itasu
    Biếtご存じ gozonji存じる zonjiru, 存じ上げる zonjiageru
    Gặpお会いになる oai ni naruお目にかかる ome ni kakaru

    Nhìn bảng thì thấy nhiều, nhưng thật ra cứ dùng vài tuần là thuộc. Cái khó là phản xạ khi đang nói nhanh, nhất là qua điện thoại.

    ~ ~ ~

    Mấy lỗi tôi gặp lại nhiều lần

    Đây là những lỗi tôi từng mắc, rồi về sau thấy các bạn mới vào cũng mắc y hệt.

    Lỗi đầu tiên là trả lời sếp bằng “Ryoukai shimashita” (了解しました). Ở nhiều nơi, câu này bị xem là hơi ngang hàng khi nói với cấp trên hay khách. Đồng nghiệp người Nhật dạy tôi đổi sang “Shouchi shimashita” (承知しました), hoặc “Kashikomarimashita” khi nói với khách. Cũng có người Nhật bảo chuyện này không quá nghiêm trọng, nhưng tôi thấy đổi đi thì không ai phàn nàn, còn giữ thì thỉnh thoảng có người nhíu mày.

    Lỗi thứ hai là nói “Gokurou-sama desu” với người trên. Nghĩa đen là cảm ơn vì đã vất vả, nhưng nó thường được người trên nói với người dưới. Với sếp hay đồng nghiệp lớn hơn, cứ “Otsukare-sama desu” là an toàn.

    Lỗi thứ ba là kính ngữ chồng lên kính ngữ. Muốn thật lịch sự nên tôi từng nói “ossharareru”, tức là gắn thêm đuôi tôn kính vào một động từ vốn đã tôn kính. Người Nhật gọi là nijuu keigo, kính ngữ kép. Nghe gượng. Cứ “ossharu” là đủ.

    Lỗi thứ tư thì khó nhận ra hơn: dùng kenjougo cho người khác. Kiểu như hỏi khách “Haiken shimashita ka?” để hỏi khách đã xem tài liệu chưa. Haiken là mình xem. Khách xem thì phải là “Goran ni narimashita ka?”. Lỗi này tôi mắc trong email nhiều hơn khi nói, vì khi viết mình hay bắt chước câu có sẵn mà không nghĩ ai là chủ ngữ.

    Có những lỗi tôi chỉ biết mình sai vì có người chịu nói. Nên nếu bạn làm cùng người Nhật thân thiện, cứ hỏi. “Câu này em nói vậy có tự nhiên không?” Hầu hết họ sẽ vui vẻ sửa cho, đôi khi còn kể thêm rằng chính người Nhật trẻ mới đi làm cũng hay sai mấy chỗ này. Các công ty ở Nhật thường có cả buổi đào tạo keigo cho nhân viên mới tốt nghiệp. Nghĩa là không ai sinh ra đã nói đúng.

    Cách tôi luyện

    Không có gì đặc biệt. Tôi giữ một file ghi chú, mỗi lần nghe được một câu hay từ đồng nghiệp thì chép lại, kèm tình huống. Khi nhận điện thoại, khi chuyển máy, khi xin lỗi vì trả lời chậm, khi nhờ người khác xem giúp tài liệu. Sau vài tháng file đó có chừng trăm câu, và tôi phát hiện mình chỉ thật sự dùng khoảng ba chục câu trong số đó.

    Tôi cũng tập nói to một mình trước khi gọi khách. Nghe có vẻ buồn cười. Nhưng câu nào đã nói ra miệng một lần thì lúc cần, nó tự bật ra nhanh hơn hẳn.

    Khi tôi bắt đầu tự hỏi “mình đang đứng ở phía nào” trước khi mở miệng, phần lớn lỗi tự biến mất.

    Với đồng nghiệp cùng cấp thân thiết, sau một thời gian, mọi người sẽ chuyển sang nói tự nhiên hơn, đôi khi bỏ cả desu masu. Đừng vội làm trước. Đợi người Nhật chuyển trước, rồi mình theo. Tôi từng nói suồng sã quá sớm với một anh đồng nghiệp lớn hơn hai tuổi, và mất mấy tuần anh ấy mới nói chuyện lại thoải mái như trước.

    Còn cuộc điện thoại đầu tiên đó, tôi vẫn nhớ cái im lặng một nhịp ở đầu dây bên kia. Bây giờ mỗi lần dạy người mới, tôi kể lại chuyện ấy trước tiên.

    Kiệt

    Văn hóa & giao tiếp công sở Nhật

    Hourensou là gì trong công việc, chuyện ba chữ tôi học bằng mấy lần sai

    Tuần thứ ba đi làm, sếp người Nhật gọi tôi lên bàn và vẽ ra tờ giấy nháp ba chữ Hán: 報, 連, 相. Ông chỉ vào từng chữ, nói chậm, rồi cười: “Hourensou. Giống rau bina.” Tôi cười theo mà không hiểu lắm vì sao một người đang bận lại dành mười phút để dạy mình chuyện rau.

    Về sau tôi mới biết đó là trò chơi chữ quen thuộc ở Nhật. Ba chữ đầu của houkoku (báo cáo), renraku (liên lạc) và soudan (hỏi ý, bàn bạc) ghép lại đọc giống hệt hourensou, tên tiếng Nhật của rau chân vịt. Người ta hay nói nó được phổ biến từ đầu thập niên 1980, từ một công ty chứng khoán, rồi lan ra khắp các doanh nghiệp. Tôi không rõ chi tiết lịch sử đến đâu. Cái tôi rõ là ở mọi công ty Nhật tôi từng làm, từ văn phòng thương mại đến nhà máy, ba chữ đó đều được nhắc trong tuần đầu tiên.

    Người Việt hay viết là horenso, có người viết hô-ren-sô. Viết kiểu nào cũng được. Cái khó không nằm ở tên gọi.

    Ba chữ, ba việc khác nhau

    Lúc đầu tôi gộp cả ba thành “báo cáo cho sếp”. Sai từ đó.

    Houkoku, báo cáo

    Đây là báo kết quả hoặc tiến độ của việc mình được giao. Xong một phần, báo. Xong hết, báo. Trễ hạn hoặc sắp trễ, báo ngay, không đợi đến hạn. Người giao việc là người nhận báo cáo, thường là cấp trên trực tiếp.

    Có một điều tôi mất khá lâu mới quen: ở công ty Nhật, việc chưa báo cáo thì coi như chưa xong. Bạn gửi file cho khách lúc ba giờ chiều, nhưng sếp không biết, thì trong đầu sếp việc đó vẫn đang treo.

    Renraku, liên lạc

    Renraku là chuyển thông tin, không kèm ý kiến. Mai tôi nghỉ phép buổi sáng. Khách dời lịch họp sang thứ Năm. Máy in tầng hai hết mực. Những thứ ai đó cần biết, gửi cho đúng người, đúng lúc.

    Cái hay bị quên là renraku ngang, tức là cho đồng nghiệp cùng cấp và các phòng ban khác, chứ không chỉ lên trên. Tôi từng đổi lịch giao hàng với khách mà quên báo kho. Hôm đó anh thủ kho đứng chờ xe đến gần trưa.

    Soudan, hỏi ý

    Soudan là khi mình chưa biết nên làm thế nào, hoặc biết rồi nhưng việc đó vượt quyền mình. Hỏi trước khi làm, không phải làm rồi mới hỏi.

    Người Việt mới vào hay ngại soudan nhất, vì sợ bị nghĩ là không tự xoay xở được. Tôi cũng vậy. Năm đầu tôi ít hỏi, tự mò, và mấy lần mò sai hướng mất cả buổi chiều. Sếp tôi lúc ấy nói một câu tôi nhớ mãi: hỏi năm phút còn hơn sửa năm tiếng.

    ~ ~ ~

    Lần tôi báo cáo đúng mà vẫn sai

    Có một chuyện tôi hay kể cho người mới. Năm thứ hai, tôi nhận một đơn hàng từ khách Nhật, số lượng vượt tồn kho khoảng một phần ba. Tôi làm khá đúng bài: báo kho kiểm lại (renraku), hỏi trưởng nhóm có nên giao làm hai đợt không (soudan), chốt xong thì gửi email tổng kết cho sếp (houkoku).

    Sếp đọc email, gọi tôi lên. Ông không chê cách xử lý. Ông chỉ hỏi vì sao email dài mười hai dòng mà kết luận nằm ở dòng thứ chín.

    Đó là phần thứ hai của hourensou mà không ai ghi lên bảng: cách nói. Kết luận trước, lý do sau. Sự việc tách khỏi suy đoán của mình. Nếu là tin xấu thì kèm luôn mình định xử lý thế nào. Sau lần đó tôi tập viết báo cáo theo kiểu ba dòng đầu phải đủ để người đọc dừng lại được nếu họ bận.

    Một ví dụ báo cáo bằng lời mà tôi hay dùng, dịch ra tiếng Việt cho dễ hình dung: “Anh ơi, em báo về lô hàng tuần này. Kết luận là giao trễ hai ngày. Lý do là nhà cung cấp thiếu nguyên liệu. Em đã hỏi được lịch mới, và em đề xuất báo khách ngay chiều nay. Anh có muốn em gửi luôn không?” Năm câu. Sếp chỉ cần trả lời có hoặc không.

    Hourensou chỉ là một mảnh trong cả một kiểu làm việc khác, và nếu bạn mới bước vào môi trường này, tôi có ghi lại thêm những gì mình rút ra trong bài kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật, từ giờ giấc đến tiếng Nhật.

    Báo nhiều có phiền sếp không

    Câu này tôi được hỏi khá nhiều. Câu trả lời của tôi là: phiền nếu báo không có đầu đuôi, không phiền nếu báo gọn.

    Tần suất thì tùy sếp. Có người muốn nghe mỗi ngày, có người chỉ cần báo khi có mốc. Cách đơn giản là hỏi thẳng ngay khi nhận việc: “Việc này anh muốn em cập nhật lúc nào?” Tôi chưa gặp sếp người Nhật nào khó chịu với câu hỏi đó. Ngược lại, họ thường thấy yên tâm.

    Kênh cũng quan trọng. Việc gấp hoặc tin xấu thì nói trực tiếp hoặc gọi, sau đó mới gửi email để lưu. Việc thường, có số liệu, cần người khác xem lại thì email hoặc tin nhắn nội bộ. Tôi từng gửi tin xấu qua chat rồi đi họp, lúc ra thì sếp đã đọc được từ người khác trước. Lần đó tôi hiểu vì sao người ta dặn tin xấu phải đi bằng miệng.

    Và soudan thì nên mang theo phương án. Đừng hỏi “Giờ em phải làm sao?” mà hỏi “Em thấy có hai cách, A thì nhanh nhưng tốn chi phí, B thì chậm hơn một tuần. Em nghiêng về A. Anh thấy sao?” Sếp ra quyết định nhanh hơn, và mình cũng được nhìn nhận là đã nghĩ trước.

    Nó có đúng ở mọi nơi không

    Không hẳn. Ở công ty Nhật quy mô nhỏ, sếp ngồi cạnh và nghe hết mọi chuyện, hourensou diễn ra tự nhiên đến mức chẳng ai gọi tên. Ở nhà máy lớn, nó có khi đã thành biểu mẫu, sổ giao ca, bảng báo cáo cuối ngày. Ở công ty phần mềm làm cho khách Nhật, nó nằm trong báo cáo tuần, trong ticket, trong những cuộc họp ngắn với BrSE.

    Gần đây tôi cũng nghe vài người Nhật trẻ than rằng hourensou làm cấp dưới bị động, cái gì cũng phải hỏi. Tôi hiểu ý họ. Nếu sếp dùng nó để kiểm soát từng bước thì đúng là ngột ngạt. Nhưng ở những nơi tôi làm, phần lớn thời gian nó giống như một hợp đồng ngầm: tôi cho anh biết đủ để anh không phải lo, đổi lại anh để tôi tự làm.

    Sau gần ấy năm, thứ tôi giữ lại không phải là ba chữ Hán trên tờ giấy nháp. Mà là một câu hỏi tôi tự hỏi trước khi rời văn phòng mỗi chiều: hôm nay có ai đang cần biết điều gì mà mình chưa nói không?

    Kiệt

    Văn hóa & giao tiếp công sở Nhật