Ngày nhận quyết định lên trưởng phòng, tôi không thấy hồi hộp như mình từng tưởng tượng. Tờ giấy được đưa trong một buổi họp ngắn, ông giám đốc người Nhật nói vài câu, mọi người vỗ tay, rồi ai về chỗ nấy làm tiếp. Buổi tối tôi ngồi đếm lại thì đã mười hai năm kể từ ngày đầu đi làm ở công ty Nhật. Có những năm tôi nghĩ mình đứng yên. Giờ thì tôi hiểu không phải vậy.

Bài này tôi viết cho những bạn đang ở năm thứ hai, thứ ba, thấy bạn bè ở công ty khác lên chức nhanh hơn và bắt đầu tự hỏi mình có chọn sai chỗ không.

Những bậc thang có tên

Một điều tôi thấy dễ chịu ở doanh nghiệp Nhật là chức danh rõ ràng. Mỗi bậc có tên, có phạm vi trách nhiệm, có khi có cả quy định bao nhiêu năm ở bậc dưới mới được xét lên. Tên gọi giữa các công ty không giống hệt nhau, và chi nhánh ở Việt Nam thường gộp bớt vài bậc cho gọn. Đại khái nó đi như sau, kể theo cách tôi đã leo qua từng bậc.

Bậc đầu là ippan shain (一般社員), nhân viên thường. Ba năm đầu của tôi ở đây. Việc chính là làm cho đúng phần của mình, học thuộc quy trình, và báo cáo đều đến mức sếp không phải hỏi. Nghe đơn giản, nhưng tôi thấy nhiều người dừng lại lâu nhất ở bậc này chính vì phần báo cáo.

Bậc kế là shunin (主任), ở chi nhánh hay gọi là nhân viên chính hoặc senior. Thay đổi lớn nhất không nằm ở chức danh mà ở chỗ bạn bắt đầu được giao kèm người mới, được đưa những việc khó hơn mà không có hướng dẫn chi tiết. Người ta bắt đầu thử xem bạn tự đứng được chưa.

Sau đó là kakarichō (係長), trưởng nhóm hay tổ trưởng. Đây là bậc đầu tiên bạn chịu trách nhiệm cho tiến độ của người khác. Tôi nhớ tháng đầu ở bậc này, tôi vẫn quen tự làm hết, và nhóm chậm hơn hẳn so với khi tôi còn là thành viên. Chị trưởng phòng phải nhắc tôi ba lần rằng việc của tôi bây giờ là chia việc, không phải làm thay.

Kachō (課長) là trưởng phòng. Ở bậc này bạn chịu mục tiêu cả năm của phòng, chấm điểm đánh giá cho cấp dưới, và họp trực tiếp với công ty mẹ. Phần đánh giá nhân sự là phần tôi thấy nặng lòng nhất, vì điểm mình chấm ảnh hưởng tới thưởng của người khác.

Trên nữa là buchō (部長), giám đốc khối hay trưởng bộ phận, lo cả một khối nhiều phòng và ngồi vào bàn làm kế hoạch năm.

Có công ty chèn thêm jichō (次長) giữa kachō và buchō, có nơi bỏ hẳn shunin. Cấp cao hơn buchō ở chi nhánh Việt Nam thường là giám đốc điều hành hay tổng giám đốc, nhiều nơi vẫn do người Nhật được cử sang đảm nhận.

Thâm niên, thứ người ta hay hiểu lầm

Ai đọc về doanh nghiệp Nhật cũng gặp chữ nenkō joretsu (年功序列), thứ bậc theo thâm niên. Từ đó nhiều người suy ra cứ ngồi đủ năm là lên. Theo những gì tôi thấy ở ba công ty mình từng làm, không đơn giản vậy.

Thâm niên là điều kiện, không phải tấm vé

Thâm niên quyết định bạn có được đưa vào danh sách xét hay không. Còn có lên hay không thì phụ thuộc vào những thứ khác: kết quả đánh giá các năm, ý kiến của cấp trên trực tiếp, và một thứ khó gọi tên mà người Nhật hay nói là shinrai (信頼), sự tin cậy. Tôi có một anh đồng nghiệp vào trước tôi hai năm, chuyên môn rất giỏi, nhưng đến giờ vẫn ở bậc shunin. Anh hay giữ việc trong tay, không báo cáo cho tới khi xong hoàn toàn. Sếp không biết anh đang làm gì nên không dám giao thêm người cho anh quản.

Các công ty bây giờ đã pha trộn

Mười năm trở lại đây, nhiều công ty Nhật ở Việt Nam chuyển dần sang cách đánh giá theo năng lực và kết quả, gọi chung là seika shugi (成果主義). Thực tế thì hiếm nơi bỏ hẳn thâm niên. Phổ biến hơn là một hệ pha: có số năm tối thiểu ở mỗi bậc, nhưng người nổi bật được xét sớm hơn một hai năm. Các công ty công nghệ và các công ty Nhật mới vào Việt Nam vài năm gần đây thường đi nhanh hơn các tập đoàn sản xuất lâu đời.

Những năm tôi tưởng mình đứng yên, thật ra là những năm người ta đang quan sát xem có giao người cho tôi được không.

~ ~ ~

Người Việt ở giữa hai bờ

Có một lợi thế mà tôi thấy người Việt trong công ty Nhật thường không tận dụng hết: vị trí cầu nối. Trong mỗi chi nhánh, luôn cần người hiểu cả cách nghĩ của công ty mẹ lẫn cách làm của đội ngũ địa phương. Người Nhật được cử sang thường ở ba đến năm năm rồi về. Người Việt ở lại, giữ nếp, giữ quan hệ, giữ hiểu biết về khách hàng và nhà cung cấp.

Nhiều công ty Nhật đang đẩy mạnh chuyện bản địa hóa quản lý, họ gọi là genchika (現地化), tức là giao dần các vị trí trưởng phòng, giám đốc khối cho người địa phương. Tôi lên kachō cũng một phần nhờ đợt đó. Vị trí của tôi trước kia do một anh người Nhật giữ, anh về nước và công ty quyết định không cử người thay.

Muốn đi theo hướng này, theo tôi cần ba thứ. Chuyên môn đủ vững để người Nhật tin vào phán đoán của bạn. Tiếng Nhật đủ để nói chuyện trực tiếp với cấp trên bên công ty mẹ, không qua phiên dịch, ít nhất là trong họp nội bộ. Và hiểu được những thứ không viết ra: nemawashi trước cuộc họp, hourensou hằng ngày, cách từ chối mà không làm mất mặt ai. Ai đang cân nhắc định hướng nghề nghiệp công ty Nhật nên nghĩ sớm về hướng cầu nối này, vì nó cần thời gian tích lũy hơn là một tấm bằng.

Tiếng Nhật có bắt buộc không

Không bắt buộc ở mọi nơi. Tôi biết những trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng IT người Việt làm việc hoàn toàn bằng tiếng Anh và vẫn được tin cậy. Nhưng ở các vị trí cần ngồi họp với ban lãnh đạo bên Nhật thường xuyên, thiếu tiếng Nhật là một cái trần thấy rõ. Người nói được trực tiếp thì nắm được cả những ý mà phiên dịch bỏ qua.

Mấy năm tưởng như đứng yên

Năm thứ tư và thứ năm là hai năm khó nhất với tôi. Chức danh không đổi. Lương tăng đều nhưng chậm. Bạn đại học của tôi ở một công ty khác đã lên quản lý. Tôi từng viết sẵn đơn nghỉ việc, để trong ngăn bàn hai tháng.

Điều giữ tôi lại là một buổi nói chuyện với chị trưởng phòng lúc đó. Tôi hỏi thẳng mình cần gì để lên bậc tiếp theo. Chị không nói chung chung. Chị bảo tôi đang làm tốt phần việc của mình, nhưng chưa ai thấy tôi kèm được người khác. Tháng sau, chị giao cho tôi hai bạn mới vào. Một năm sau, tôi lên kakarichō.

Nhìn lại, tôi rút ra vài việc mà giá biết sớm hơn thì đỡ sốt ruột. Hỏi thẳng cấp trên về tiêu chí lên bậc, vào đúng kỳ đánh giá, và ghi lại câu trả lời. Xin được kèm người mới, kể cả khi chưa có chức danh. Báo cáo đều đặn để sếp luôn biết mình đang làm gì, vì người Nhật không giao thêm trách nhiệm cho người họ không theo dõi được. Và đọc kỹ quy chế nhân sự, chỗ ghi số năm tối thiểu ở mỗi bậc, để biết mình đang chờ vì chưa đủ năm hay vì chưa đủ điều kiện khác.

Khi nào nên đi

Tôi không nghĩ ở lại mãi là lựa chọn đúng cho tất cả mọi người. Có những nơi mà người Việt gần như không có cửa lên trên kachō, vì mọi vị trí cao hơn đều dành cho người được cử sang. Có những nơi quy trình xét lên bậc mập mờ, hỏi ba lần không ai trả lời rõ. Nếu bạn đã hỏi đàng hoàng, đã làm đủ những gì được yêu cầu, mà hai ba năm vẫn không có tín hiệu nào, thì việc nhìn sang nơi khác là hợp lý.

Nhưng nếu cảm giác sốt ruột chỉ đến từ việc so với bạn bè, tôi khuyên nên chờ thêm một kỳ đánh giá và hỏi thêm một lần. Lộ trình thăng tiến trong doanh nghiệp Nhật thường chậm ở đoạn đầu và đi đều hơn ở đoạn sau. Cái giá của việc rời đi giữa chừng là bạn bắt đầu lại sự tin cậy từ con số không.

Tờ quyết định hôm đó tôi vẫn để trong ngăn bàn, cùng chỗ với lá đơn nghỉ việc chưa bao giờ nộp.

Kiệt

Tháng Bảy năm thứ hai đi làm, tôi nhận kỳ thưởng giữa năm đầu tiên và mừng được đúng một buổi chiều. Tối về ngồi tính lại mới thấy nó ít hơn tôi tưởng khá nhiều. Không phải công ty quỵt. Là tôi đọc hợp đồng không kỹ, không biết thưởng được tính trên cái gì. Bài này viết cho tôi của năm đó, và cho ai đang cầm một lời mời làm việc từ công ty Nhật mà chưa biết hỏi gì.

Phiếu lương có nhiều dòng hơn bạn nghĩ

Công ty Nhật nào tôi từng làm cũng có phiếu lương chi tiết, bên Nhật gọi là kyūyo meisai (給与明細). Mỗi tháng một tờ, có khi là file PDF gửi qua mail nội bộ. Đọc lần đầu hơi rối vì nó chia nhỏ ra rất nhiều dòng. Đọc quen thì lại thấy dễ chịu, vì cái gì cũng được ghi tên.

Dòng đầu tiên thường là lương cơ bản, kihonkyū (基本給). Đây là con số quan trọng hơn bạn tưởng, vì ở nhiều nơi nó là cơ sở để tính thưởng, tính tăng lương hằng năm, có khi cả trợ cấp thôi việc theo quy chế riêng của công ty. Dưới đó là các khoản phụ cấp, teate (手当): đi lại, ăn trưa, nhà ở, trách nhiệm, chuyên cần, và một khoản rất hay gặp là phụ cấp tiếng Nhật, thường chia mức theo cấp chứng chỉ JLPT. Rồi đến tiền làm thêm giờ, tính riêng theo số giờ thực tế. Phía dưới là các khoản trừ: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, đoàn phí nếu có.

Cái bẫy của tôi năm đó nằm ở dòng đầu. Tổng thu nhập tháng của tôi nghe khá ổn khi phỏng vấn, nhưng phần lương cơ bản chỉ chiếm một nửa, còn lại là phụ cấp. Thưởng tính theo số tháng lương cơ bản. Vậy là kỳ thưởng ra ít hơn nhiều so với cái tôi nhẩm trong đầu bằng tổng thu nhập.

Từ hôm đó, tôi không bao giờ hỏi “tổng bao nhiêu” trước khi hỏi “lương cơ bản bao nhiêu”.

Không phải công ty nào chia như vậy cũng có ý xấu. Có nơi để phụ cấp nhiều vì muốn linh hoạt khi điều chỉnh từng bộ phận. Nhưng người nhận việc cần biết cơ cấu để tự tính, thế thôi. Lương thưởng chỉ là một mảnh khi bạn tìm hiểu tuyển dụng công ty Nhật, song là mảnh dễ hiểu lầm nhất nếu chỉ nghe con số tổng qua điện thoại.

Thưởng, hay cái người Nhật gọi là bōnasu

Ở Nhật, công ty thường trả thưởng hai kỳ một năm, kỳ mùa hè và kỳ mùa đông. Văn hóa này đi theo các công ty Nhật sang Việt Nam, nhưng khi vào đây nó hay bị pha trộn với thói quen thưởng Tết của mình. Tôi đã gặp ít nhất ba kiểu.

Kiểu thứ nhất giữ đúng nếp Nhật: hai kỳ, kỳ giữa năm và kỳ cuối năm, mỗi kỳ tính bằng một số tháng lương cơ bản nhân với hệ số đánh giá cá nhân. Kiểu thứ hai là tháng lương thứ mười ba trả trước Tết, cộng thêm một khoản thưởng hiệu suất theo kết quả đánh giá. Kiểu thứ ba gọn nhất, chỉ có thưởng cuối năm, nhiều ít tùy năm đó công ty làm ăn ra sao.

Điểm chung của cả ba kiểu là thưởng không cố định. Luật lao động Việt Nam để cho doanh nghiệp tự quyết việc thưởng dựa trên kết quả kinh doanh và mức hoàn thành công việc của người lao động, theo quy chế thưởng mà công ty công bố. Tháng mười ba cũng không phải khoản bắt buộc theo luật, trừ khi hợp đồng hay quy chế công ty ghi rõ. Tôi từng chứng kiến một năm công ty mẹ báo lỗ, kỳ thưởng cuối năm bị cắt gần một nửa cho toàn bộ chi nhánh. Không ai vui, nhưng cũng không ai kiện được, vì quy chế đã ghi rõ thưởng phụ thuộc kết quả kinh doanh.

Có một điều khoản nhỏ mà người chuẩn bị nghỉ việc nên đọc: nhiều quy chế ghi rằng người được nhận thưởng phải còn đang làm việc vào ngày chi trả. Tôi có một đồng nghiệp nộp đơn nghỉ hai tuần trước kỳ thưởng cuối năm vì đã có chỗ mới, và mất trắng kỳ đó. Nếu bạn định chuyển việc, cân nhắc ngày nộp đơn cho khéo.

~ ~ ~

Hệ số đánh giá, chỗ mọi người hay thắc mắc nhất

Phần nhân với “hệ số cá nhân” là phần gây nhiều chuyện nhất. Ở công ty tôi làm lâu nhất, mỗi người được xếp hạng theo thang S, A, B, C, D sau mỗi kỳ đánh giá. Phần lớn rơi vào B. A là làm tốt rõ ràng. S hiếm, có năm cả phòng không ai. Mỗi hạng ứng với một hệ số thưởng khác nhau.

Ngồi lâu ở vị trí quản lý, tôi hiểu vì sao người Nhật thận trọng với hạng cao. Họ muốn đánh giá phản ánh cả năm, không phải một dự án hay ho tháng Mười. Ai làm đều tay mười hai tháng, báo cáo đúng hẹn, ít để sếp phải hỏi lại, thường có đánh giá ổn định hơn người bùng nổ một quý rồi im lặng. Chuyện hourensou, báo cáo liên lạc thảo luận, ảnh hưởng tới điểm nhiều hơn người mới hay nghĩ.

Nếu bạn thấy đánh giá của mình không công bằng, cách tôi thấy hiệu quả là xin một buổi nói chuyện riêng với cấp trên trực tiếp, mang theo ghi chép công việc của mình. Không phải để cãi. Để hỏi cụ thể kỳ sau cần làm gì thì lên hạng. Người Nhật thường trả lời câu hỏi đó khá thẳng.

Tăng lương mỗi năm, chậm mà đều

Ngoài thưởng, có một nhịp nữa ít người để ý lúc mới vào là kỳ xét tăng lương định kỳ, bên Nhật gọi là shōkyū (昇給). Nhiều công ty xét vào đầu năm tài chính theo lịch bên Nhật, tức là tháng Tư, có nơi xét theo năm dương lịch. Mức tăng thường không lớn, nhưng đều và có công thức.

Đây là lý do tôi hay nói với các bạn trẻ đừng chỉ so tháng lương đầu tiên. Ở một số công ty Nhật kiểu truyền thống, năm đầu bạn có thể nhận ít hơn chỗ khác một chút, nhưng sau năm sáu năm thì khoảng cách đó thay đổi nhiều. Ngược lại cũng có nơi tăng rất chậm, và người giỏi bỏ đi sau ba năm. Cái này phải hỏi, không đoán được.

Tiền bạc là chuyện người ta ngại hỏi nhất trong buổi phỏng vấn. Tôi nghĩ hỏi thẳng mà lịch sự thì chẳng ai đánh giá thấp bạn cả.

Những câu tôi sẽ hỏi trước khi ký

Nếu quay lại năm hai mươi mấy tuổi, đây là mấy câu tôi sẽ hỏi phòng nhân sự trước khi ký hợp đồng. Thứ nhất, lương cơ bản là bao nhiêu và phụ cấp gồm những khoản nào, khoản nào được tính vào cơ sở đóng bảo hiểm. Thứ hai, công ty thưởng mấy kỳ một năm, tính trên lương cơ bản hay tổng thu nhập, những năm gần đây thường ở mức bao nhiêu tháng (họ có thể không trả lời, nhưng cứ hỏi). Thứ ba, kỳ xét tăng lương vào tháng nào, người mới vào giữa năm có được xét kỳ đầu không. Thứ tư, phụ cấp tiếng Nhật có không, chia theo cấp nào.

Phúc lợi ngoài lương cũng nên hỏi qua: khám sức khỏe định kỳ, bảo hiểm sức khỏe bổ sung, hỗ trợ học tiếng, xe đưa đón nếu nhà máy ở khu công nghiệp xa. Mấy thứ này không hiện trên dòng tổng, nhưng cộng lại cả năm không nhỏ.

Cuối cùng, xin bản quy chế lương thưởng nếu công ty cho xem. Không phải nơi nào cũng đưa trước khi bạn ký, nhưng hỏi thì không mất gì.

Cái phiếu lương tháng Bảy năm đó tôi vẫn giữ trong một bìa hồ sơ cũ. Lâu lâu lục ra, thấy mình hồi đó ngây thơ quá.

Kiệt

Mấy năm gần đây tôi hay được kéo vào ngồi hội đồng phỏng vấn, thường là ghế bên cạnh một trưởng phòng người Nhật, kiêm luôn phiên dịch khi cần. Ngồi phía bên này bàn, tôi thấy những thứ mà hồi đi xin việc mình không bao giờ để ý. Ghi lại đây cho ai đang chuẩn bị.

Năm phút trước giờ hẹn

Phần lớn ấn tượng được hình thành trước khi câu hỏi đầu tiên được đặt ra. Nghe hơi bất công, nhưng đúng là vậy.

Người Nhật mà tôi làm cùng coi giờ hẹn là giờ bắt đầu, không phải giờ có mặt. Đến sớm khoảng năm đến mười phút là vừa. Đến sớm nửa tiếng lại làm lễ tân lúng túng vì phòng họp còn người dùng. Đến muộn thì gần như không gỡ được, trừ khi bạn gọi báo trước và nói rõ lý do. Có lần một ứng viên kẹt xe trên cầu Sài Gòn, gọi điện xin lỗi trước giờ hẹn mười lăm phút. Ông trưởng phòng gật đầu, bảo chờ. Bạn ấy vẫn đậu. Người đến trễ mà không báo thì tôi chưa thấy ai qua.

Cách vào phòng cũng được nhìn. Gõ cửa, chờ mời, vào thì cúi chào (ojigi) vừa phải, chưa ngồi khi chưa được mời.

Nếu người phỏng vấn đưa danh thiếp (meishi), nhận bằng hai tay, đọc tên một giây, đặt lên bàn phía trước mình cho tới hết buổi. Đừng nhét vào túi quần.

Hồ sơ là bạn đã nói trước một nửa

Một số công ty Nhật ở Việt Nam yêu cầu sơ yếu lý lịch theo mẫu Nhật, gọi là rirekisho (履歴書), có khi kèm bản tóm tắt kinh nghiệm làm việc gọi là shokumu keirekisho (職務経歴書). Không phải nơi nào cũng đòi. Nhưng nếu họ đã đòi thì điền đúng mẫu, ảnh thẻ nghiêm túc, ngày tháng thống nhất, không bỏ trống ô nào mà không giải thích.

Thứ người Nhật soi kỹ là những khoảng trống. Nghỉ sáu tháng giữa hai công việc không sao, miễn bạn nói được mình đã làm gì trong thời gian đó. Nhảy ba chỗ trong hai năm thì chuẩn bị tinh thần bị hỏi tới cùng.

Trước khi gửi hồ sơ, tôi hay khuyên người quen đọc lại một lượt về cơ hội việc làm tại công ty Nhật để hình dung nhịp làm việc ở đó, vì người phỏng vấn sẽ hỏi bạn nghĩ gì về chuyện báo cáo hằng ngày, làm theo quy trình, ở lâu một chỗ. Có sẵn suy nghĩ của riêng mình thì trả lời đỡ gượng.

~ ~ ~

Những câu hỏi gần như lần nào cũng có

Câu “Vì sao bạn muốn vào công ty chúng tôi?” nghe thì nhàm, nhưng đây là câu tôi thấy nhiều người hỏng nhất. Trả lời “vì công ty Nhật chuyên nghiệp, ổn định” là trả lời cho mọi công ty Nhật, tức là không trả lời. Đọc trước trang của công ty, biết họ làm sản phẩm gì, khách hàng là ai, nhà máy ở đâu. Một câu nhắc đúng tên dòng sản phẩm của họ có sức nặng hơn mười câu khen chung chung.

Câu về điểm yếu thì người Nhật nghe rất kỹ. Họ không cần bạn hoàn hảo. Họ muốn nghe bạn biết mình yếu ở đâu và đang làm gì với nó. “Tôi hay cầm việc quá lâu mới hỏi, giờ tôi tự đặt mốc, quá nửa ngày chưa ra thì đi hỏi” là một câu trả lời tốt. “Điểm yếu của tôi là quá cầu toàn” thì ông trưởng phòng ngồi cạnh tôi đã nghe chắc cả trăm lần.

Hỏi vì sao nghỉ chỗ cũ, đừng kể xấu sếp cũ. Kể cả khi sếp cũ đúng là tệ. Nói về điều bạn muốn tìm, không phải điều bạn muốn chạy khỏi.

Còn câu hỏi về mức lương mong muốn, cứ nói một khoảng dựa trên mặt bằng chung của vị trí và kinh nghiệm của mình, giọng bình thường. Không cần né, cũng không cần mặc cả gắt ngay vòng đầu.

Nói được một chuyện nhỏ mà thật, bao giờ cũng hơn kể ba thành tích lớn mà mơ hồ.

Cuối buổi, đừng ngồi im

Gần như buổi nào cũng kết bằng câu “Bạn có muốn hỏi gì không?”. Ứng viên lắc đầu cảm ơn là bỏ phí một cơ hội. Chuẩn bị sẵn một hai câu thật lòng: nhóm mình vào sẽ có mấy người, người hướng dẫn trong ba tháng đầu là ai, công việc giữa bộ phận Việt Nam và bên Nhật trao đổi bằng cách nào. Mấy câu kiểu này cho thấy bạn đã tưởng tượng mình làm ở đó.

Những câu hỏi ngược này cũng là cách để bạn xem nơi đó có hợp mình không. Phỏng vấn là hai chiều.

Hỏi nhanh

Không biết tiếng Nhật thì có nên nộp không?
Nên, nếu tin tuyển không ghi yêu cầu tiếng Nhật. Nhiều vị trí kỹ thuật, kế toán, IT làm việc bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Học vài câu chào là đủ để người phỏng vấn mỉm cười.

Mặc gì thì ổn?
Sơ mi sáng màu, quần tây hoặc vest màu trầm, giày sạch. Tóc gọn. Phỏng vấn cho vị trí ở xưởng cũng không nên mặc áo thun.

Kiệt