Sáng thứ hai đầu tiên ở nhà máy, tôi chưa được đụng vào bản vẽ nào. Anh tổ trưởng đưa cho tôi một cuộn băng keo vàng, một cây bút lông và bảo dán lại vạch cho khu để xe đẩy linh kiện. Cả buổi sáng tôi bò dưới sàn, đo từng góc. Lúc đó tôi hơi tự ái. Mấy năm sau tôi mới hiểu đó là bài học đầu tiên về 5S, và cũng là bài học tôi dùng lâu nhất.

Bài này tôi không định giải thích 5S như giáo trình. Ai tra cũng ra năm chữ. Tôi muốn ghi lại cách người ta thật sự làm 5S và kaizen tại nơi làm việc trong mấy công ty Nhật tôi từng đi qua, chỗ nào có ích, chỗ nào thành hình thức, và người mới nên để ý gì.

Năm chữ S, nói cho gọn

Để khỏi ai lạc, tôi để lại năm chữ ở đây. Phần tiếng Việt là cách gọi quen ở các xưởng phía Nam, mỗi nơi có thể dịch hơi khác.

Ba chữ đầu dễ. Ai cũng làm được trong một buổi tổng vệ sinh. Hai chữ sau mới khó, vì nó đòi một thứ chán ngắt là lặp lại mỗi ngày. Những đợt 5S tôi thấy thất bại gần như đều chết ở chữ thứ tư: dọn đẹp tuần đầu, chụp ảnh gửi công ty mẹ, ba tuần sau bàn lại ngập giấy.

Có một chi tiết tôi nhớ mãi. Ở xưởng cũ, bảng dụng cụ treo tường được sơn bóng từng cây cờ lê, tua vít. Ban đầu tôi nghĩ làm vậy cho đẹp. Sau này mới thấy nó là cách để cái sai tự lộ ra. Một ô bóng trống nghĩa là có người mượn chưa trả, không cần đi hỏi ai.

Văn phòng cũng có 5S, chỉ là ít ai gọi tên

Khi chuyển lên làm văn phòng, tôi tưởng thoát khỏi băng keo vàng. Không phải. Ở văn phòng Nhật, 5S hiện ra dưới dạng khác: thư mục chung trên ổ mạng đặt tên theo quy ước, file cũ phải chuyển vào kho lưu trữ theo kỳ, bàn trống cuối ngày (cái này nhiều nơi gọi là clean desk), con dấu và hồ sơ gốc có tủ riêng, ký sổ khi mượn.

Có ông trưởng phòng người Nhật từng hỏi tôi một câu rất đơn giản: “Nếu mai Kiệt nghỉ ốm, người khác có tìm được file báo giá trong ba phút không?” Tôi không trả lời được. Từ hôm đó tôi hiểu sắp xếp không phải để mình dễ làm, mà để người khác thay mình được. Ở công ty Nhật, ý này đi rất sâu vào cách họ nghĩ về công việc.

Dọn cho mình thì một tuần là chán. Dọn để người khác thay được mình thì mới giữ được lâu.

~ ~ ~

Kaizen, cái phiếu nhỏ màu trắng

Kaizen (改善) nghĩa đen là “sửa cho tốt hơn”. Trong sách người ta hay nói về Toyota và những con số lớn. Ở chỗ tôi làm, kaizen bắt đầu bằng một tờ phiếu A5 màu trắng, có ba ô: hiện trạng, cách sửa, kết quả. Mỗi tháng mỗi người nộp ít nhất một phiếu.

Tháng đầu tôi viết bừa cho đủ chỉ tiêu. Kiểu “đề nghị thêm thùng rác ở hành lang”. Phiếu bị trả lại với một dòng bút đỏ của chị quản lý: hành lang có bao nhiêu người đi qua, rác ở đó là rác gì, thêm thùng thì ai đổ. Tôi ngượng chín người. Nhưng nhờ vậy tôi học được cách nhìn một vấn đề nhỏ cho ra đầu ra đuôi.

Phiếu kaizen đầu tiên của tôi được duyệt là chuyện cái kệ. Công nhân ở trạm lắp ráp phải quay người ra sau để lấy ốc, mỗi lần mất mấy giây. Tôi đề nghị dời hộp ốc lên một cái kệ nghiêng đặt ngay trước mặt. Chi phí gần như bằng không, chỉ cần một tấm mica và hai cái bản lề. Anh tổ trưởng thử một ca, thấy người làm đỡ mỏi vai, vậy là áp cho cả chuyền. Không có gì hoành tráng. Nhưng tôi vẫn nhớ cảm giác thấy cái kệ của mình được nhân ra mười mấy trạm.

Điều tôi để ý là người Nhật coi trọng ý kiến của người đứng tại chỗ, họ gọi là genba (現場). Kỹ sư ngồi văn phòng có thể vẽ quy trình rất đẹp, nhưng người đứng máy tám tiếng mới biết chỗ nào cấn tay. Một công ty làm kaizen tử tế sẽ đi xuống genba để hỏi, chứ không ngồi trên phòng họp đoán.

Tinh thần này là một phần của văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản mà người mới vào hay thấy lạ: ai cũng được góp ý về quy trình, nhưng góp ý về quy trình chứ không phải chỉ mặt người làm sai.

Khi 5S và kaizen thành hình thức

Phải nói thật là không phải chỗ nào cũng làm tốt. Tôi từng ở một nơi mà phiếu kaizen bị chấm điểm thi đua, cuối quý tổ nào nhiều phiếu thì được thưởng. Kết quả là phiếu rác nhiều vô kể, có người chép phiếu của tổ khác đổi vài chữ. Kaizen biến thành chạy chỉ tiêu.

Cũng có kiểu 5S chỉ để đón đoàn kiểm tra. Trước hôm audit, cả xưởng thức khuya lau dọn, giấu đồ thừa vào kho. Đoàn đi rồi thì đâu lại vào đấy. Người làm lâu sẽ nhận ra ngay, và họ mất niềm tin vào chính chương trình. Tôi nghĩ đây là chỗ quản lý người Việt và người Nhật đều phải tự nhìn lại, vì công nhân không ngây thơ.

Dấu hiệu một nơi làm 5S thật, theo kinh nghiệm của tôi, khá dễ nhận: đi vào xưởng lúc giữa ca thứ năm (không phải ngày có đoàn) mà vẫn thấy vạch kẻ rõ, dụng cụ đúng chỗ, người ta không phải lục tìm. Văn phòng thì nhìn ổ mạng chung là biết.

Vài điều tôi muốn nói với người mới

Đừng xem nhẹ mấy việc dọn dẹp được giao tuần đầu. Người ta không thử tay nghề bạn lúc đó, người ta xem bạn có làm cẩn thận một việc nhàm chán hay không. Cái băng keo vàng của tôi là vậy.

Khi viết đề xuất kaizen, đi từ chuyện nhỏ nhìn thấy được. Ghi rõ đang mất bao lâu, mất ở đâu, sửa xong thì đo lại thế nào. Một đề xuất bớt được vài bước đi bộ, có ảnh trước và sau, có giá trị hơn một ý tưởng to mà không ai triển khai nổi.

Và nếu bạn thấy đề xuất của mình bị gạt, đừng vội nản. Hỏi lại vì sao. Lắm khi lý do nằm ở chỗ bạn chưa thấy, như an toàn lao động hay yêu cầu của khách hàng. Hỏi xong thì sửa phiếu. Tôi đã sửa cái phiếu thùng rác ba lần trước khi bỏ hẳn nó, và chuyện đó cũng chẳng sao.

Gần hai mươi năm sau, bàn làm việc ở nhà tôi vẫn có một ô dán băng keo cho cái kéo. Người nhà nhìn thấy cứ cười mãi.

Kiệt