Nhiều người Việt lần đầu làm cho công ty Nhật thấy khó hiểu khi một quyết định tưởng đơn giản lại mất nhiều thời gian bàn tới bàn lui. Bí mật nằm ở nemawashi — nghệ thuật thống nhất ngầm trước khi ra quyết định chính thức. Hiểu về nemawashi và cách ra quyết định trong công ty Nhật giúp bạn bớt sốt ruột, biết cách “chạy trước” ý tưởng và làm việc hiệu quả hơn trong môi trường đề cao đồng thuận.
– Nemawashi (根回し) nghĩa gốc là “vun gốc rễ” — trao đổi, thuyết phục từng bên trước cuộc họp.
– Nhờ nemawashi, cuộc họp chính thức chủ yếu để xác nhận, hiếm khi tranh cãi công khai.
– Quy trình ringi (稟議) là hình thức phê duyệt văn bản đi kèm, thu thập đồng thuận theo cấp bậc.
1. Nemawashi nghĩa là gì
Nemawashi vốn là thuật ngữ làm vườn, chỉ việc đào và bó rễ cây trước khi bứng trồng để cây sống tốt ở chỗ mới. Trong công sở, từ này ám chỉ việc trao đổi riêng, tham khảo ý kiến và tạo sự đồng thuận với những người liên quan trước khi chính thức đưa vấn đề ra bàn. Nói cách khác, quyết định gần như đã được “chốt ngầm” trước cả khi cuộc họp bắt đầu.
Cách làm này giúp tránh xung đột công khai — điều người Nhật rất kiêng kỵ vì làm mất thể diện các bên. Khi mọi người đã được hỏi ý và cảm thấy được tôn trọng, họ sẽ ủng hộ quyết định thay vì phản đối giữa cuộc họp. Đây là biểu hiện rõ nét của tinh thần “wa” (hòa hợp) trong văn hóa doanh nghiệp Nhật.
Ở công ty Nhật, cuộc họp không phải nơi tranh luận để thắng thua, mà là nơi công bố điều đã được đồng thuận từ trước.
2. Quy trình họp và phê duyệt ringi
Đi kèm nemawashi là hệ thống ringi — quy trình phê duyệt bằng văn bản (ringisho). Người đề xuất soạn tờ trình, rồi luân chuyển để từng cấp đóng dấu đồng ý (hanko). Khi đủ chữ ký, đề xuất chính thức được thông qua. Cách này giúp trách nhiệm được chia sẻ tập thể và mọi cấp đều nắm thông tin.
| Bước | Diễn ra thế nào |
|---|---|
| Chuẩn bị ý tưởng | Người đề xuất phác thảo phương án và lợi ích |
| Nemawashi | Trao đổi riêng, lắng nghe và điều chỉnh theo góp ý |
| Soạn ringisho | Viết tờ trình chính thức để luân chuyển phê duyệt |
| Họp xác nhận | Công bố và chốt quyết định đã được đồng thuận |
Nắm được nhịp điệu này là một phần quan trọng trong kinh nghiệm đi làm công ty Nhật mà người mới nên học sớm. Khi bạn biết chủ động nemawashi cho đề xuất của mình, tỷ lệ được thông qua sẽ cao hơn hẳn so với việc bất ngờ nêu ý tưởng giữa cuộc họp.
Lưu ý: Đừng công khai phản bác đề xuất của người khác ngay giữa cuộc họp lớn khi chưa trao đổi riêng. Điều này bị coi là làm mất mặt đồng nghiệp và đi ngược tinh thần nemawashi, dễ khiến bạn bị nhìn nhận là thiếu tế nhị.
3. Người Việt nên thích nghi ra sao
Thay vì bực bội vì quyết định chậm, hãy chủ động vận dụng nemawashi cho lợi ích của mình. Trước cuộc họp, hãy gặp riêng những người có tiếng nói, trình bày ý tưởng, lắng nghe phản hồi và điều chỉnh. Khi vào họp chính thức, ý tưởng của bạn đã có sẵn người ủng hộ.
Bạn cũng nên hiểu rằng sự chậm rãi này đổi lấy sự vững vàng khi thực thi: một khi đã quyết, cả tập thể triển khai đồng lòng và ít thay đổi giữa chừng. Với người quen môi trường ra quyết định nhanh, điều này đòi hỏi sự điều chỉnh tâm lý, nhưng bù lại bạn học được cách xây dựng đồng thuận bền vững thay vì áp đặt ý kiến một chiều. Kiên nhẫn với quy trình, đồng thời rèn kỹ năng thuyết phục cá nhân, là hai điều giúp bạn tỏa sáng trong môi trường ra quyết định kiểu Nhật và cũng rất hữu ích khi bạn làm việc với bất kỳ tập thể nào sau này.
Mẹo: Khi cần đẩy nhanh một đề xuất, hãy xác định ai là “người gác cổng” thật sự — thường là trưởng nhóm hoặc người kỳ cựu. Thuyết phục được họ trước, quá trình phê duyệt sau đó sẽ suôn sẻ hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
1. Nemawashi có phải là “đi cửa sau” không?
Không. Đây là cách trao đổi minh bạch và tôn trọng trước khi họp, nhằm tạo đồng thuận chứ không phải thỏa thuận ngầm mờ ám. Mục tiêu là để mọi người được lắng nghe và tránh xung đột công khai.
2. Vì sao công ty Nhật ra quyết định chậm nhưng làm nhanh?
Vì phần lớn thời gian dồn vào giai đoạn thống nhất trước. Khi đã quyết, mọi người đều hiểu và ủng hộ nên khâu thực thi diễn ra nhanh, ít vướng mắc và ít phải làm lại.
3. Nhân viên mới có cần làm nemawashi không?
Có, ở mức phù hợp. Ngay cả đề xuất nhỏ, việc hỏi ý trưởng nhóm trước khi trình bày sẽ giúp bạn được ủng hộ và thể hiện bạn hiểu cách vận hành của công ty.
Hiểu về nemawashi và cách ra quyết định trong công ty Nhật giúp bạn nhìn văn hóa họp hành theo góc độ tích cực hơn: chậm mà chắc, đồng thuận mà bền. Khi biết chủ động vun gốc rễ cho ý tưởng của mình và kiên nhẫn với quy trình ringi, bạn không chỉ giảm căng thẳng mà còn tăng khả năng thuyết phục. Đây là kỹ năng mềm quý giá cho bất kỳ ai muốn tiến xa trong doanh nghiệp Nhật.
Nguyễn Tuấn Kiệt