Đề xuất đầu tiên tôi mang vào phòng họp ở công ty Nhật là đổi nhà cung cấp bao bì. Tôi chuẩn bị kỹ. Có số liệu, có báo giá ba bên, có slide. Tôi trình bày mười lăm phút, rất tự tin. Khi tôi dừng lại, ông trưởng bộ phận gật đầu, nói “Để suy nghĩ thêm”, rồi chuyển sang mục tiếp theo. Đề xuất đó nằm yên bốn tháng.

Nửa năm sau, một anh đồng nghiệp người Việt làm lâu năm cũng đề xuất một thay đổi tương tự cho mảng khác. Cuộc họp của anh kéo dài đúng mười phút. Mọi người gật, ông trưởng bộ phận nói “Vậy làm đi”, và tuần sau đã triển khai.

Tôi hỏi anh làm cách nào. Anh nói: “Em đem ý tưởng vào phòng họp lần đầu. Anh thì đem vào lần thứ năm.”

Vun gốc trước khi bứng cây

Nemawashi (根回し) là từ của nghề làm vườn. Trước khi bứng một cái cây đi trồng chỗ khác, người ta đào quanh gốc, xén bớt rễ, để cây quen dần rồi mới nhấc lên. Cây ít bị sốc.

Trong công ty Nhật, nemawashi là việc gặp riêng từng người liên quan trước khi đem chuyện ra họp. Nói cho họ biết mình định đề xuất gì, nghe họ lo gì, sửa đề xuất theo, rồi mới gặp người tiếp theo. Đến lúc vào phòng họp thì không còn ai bất ngờ. Cuộc họp chỉ còn là nơi xác nhận điều mọi người đã đồng ý.

Hồi đầu tôi thấy cái này hơi giả. Họp mà kết quả có trước thì họp làm gì? Phải mất một thời gian tôi mới hiểu người Nhật rất ngại tình huống ai đó phải phản đối công khai, hoặc bị phản đối công khai, trước mặt nhiều người. Mất mặt cho cả hai phía. Nemawashi là cách để những bất đồng được nói ra ở chỗ riêng, khi chưa ai phải giữ thể diện.

Cuộc họp ở công ty Nhật không phải nơi để thuyết phục. Thuyết phục đã xong từ hành lang.

Tờ trình đi qua từng con dấu

Đi kèm với nemawashi ở nhiều công ty là ringi (稟議), quy trình phê duyệt bằng văn bản. Người đề xuất viết một tờ trình gọi là ringisho, rồi nó được chuyển lần lượt qua từng cấp. Mỗi người đọc, đồng ý thì đóng dấu hanko vào ô của mình. Đủ dấu thì đề xuất được duyệt.

Bây giờ nhiều nơi đã chuyển sang hệ thống phê duyệt điện tử, bấm nút thay cho đóng dấu, nhưng tinh thần vẫn vậy. Tôi từng thấy một tờ trình mua máy in mới cho văn phòng có bảy ô dấu.

Nếu chưa nemawashi mà đã gửi ringisho thì tờ trình hay bị kẹt ở một bàn nào đó. Không ai từ chối, chỉ là không ai đóng dấu. Đó chính là chuyện đã xảy ra với đề xuất bao bì của tôi, chỉ là tôi không biết.

Nhịp ra quyết định này là một trong những phần kinh nghiệm đi làm công ty Nhật mà tôi ước có ai đó kể cho mình sớm hơn, cùng với chuyện báo cáo và cách nói với sếp.

~ ~ ~

Lần thứ hai tôi làm

Đề xuất thứ hai, tôi làm khác. Tôi viết nháp một trang, rồi trước tiên mang đến cho trưởng nhóm trực tiếp, hỏi ý. Anh góp ba điểm. Tôi sửa. Sau đó tôi nhờ anh dẫn đi gặp chị phụ trách kho, vì đề xuất ảnh hưởng đến chỗ để hàng. Chị lo về lịch nhận hàng mới, tôi thêm một đoạn vào kế hoạch chuyển đổi.

Người tôi gặp sau cùng là ông trưởng bộ phận. Không phải để xin duyệt, mà để nói: “Em có ý tưởng này, đã hỏi qua anh trưởng nhóm và chị bên kho, muốn xin anh cho ý kiến trước khi đưa vào họp tuần sau.” Ông đọc, hỏi hai câu, rồi nói một câu tôi nhớ mãi: “Chỗ này em nên hỏi thêm bên kế toán.”

Tôi đi hỏi kế toán. Tuần sau vào họp, mười hai phút.

Cả quá trình mất khoảng ba tuần. Lâu hơn lần đầu tôi tưởng. Nhưng nếu tính từ lúc có ý tưởng đến lúc triển khai, nó nhanh hơn lần đầu cả mấy tháng.

Thứ tự gặp người

Cái tôi rút ra là thứ tự quan trọng. Gặp người trên trước người dưới có khi làm người dưới thấy bị vượt mặt. Gặp người dưới mà không cho người trên biết thì người trên thấy bị bỏ qua. Ở chỗ tôi, thường là bắt đầu từ trưởng nhóm trực tiếp, hỏi anh ấy nên gặp ai tiếp theo, rồi để chính anh ấy chỉ đường. Mỗi công ty một khác, nên câu “em nên hỏi thêm ai nữa ạ?” là câu tôi dùng nhiều nhất.

Khi bị góp ý ngược

Không phải lúc nào nemawashi cũng suôn sẻ. Có lần tôi gặp một trưởng phòng bên cạnh, ông nghe xong và nói thẳng là không ủng hộ. Lúc đó tôi hơi hoảng. Nhưng nghĩ lại, nghe câu đó ở bàn ông còn hơn nghe nó giữa phòng họp. Tôi về sửa đề xuất, thu hẹp phạm vi, quay lại gặp ông lần nữa. Lần này ông nói “Vậy thì được.”

Chậm hay không chậm

Nhiều người Việt làm công ty Nhật than quyết định chậm, và tôi không cãi. Nó chậm thật, nhất là khi phải xin ý kiến công ty mẹ. Nhưng tôi cũng thấy khi đã chốt thì ít bị lật lại. Không có kiểu tuần này quyết, tuần sau có người phản đối nên làm lại từ đầu. Ai cũng đã được hỏi, nên ai cũng đã đồng ý.

Nếu bạn mới vào và đang sốt ruột vì đề xuất của mình nằm im, có lẽ không phải ý tưởng dở. Có thể chỉ là nó chưa đi qua đủ người. Thử đi gặp từng người trước khi gửi lại xem sao.

Còn đề xuất bao bì đầu tiên ấy, cuối cùng nó cũng được duyệt. Sau khi tôi đi gặp từng người một.

Kiệt