Tuần thứ ba đi làm, sếp người Nhật gọi tôi lên bàn và vẽ ra tờ giấy nháp ba chữ Hán: 報, 連, 相. Ông chỉ vào từng chữ, nói chậm, rồi cười: “Hourensou. Giống rau bina.” Tôi cười theo mà không hiểu lắm vì sao một người đang bận lại dành mười phút để dạy mình chuyện rau.

Về sau tôi mới biết đó là trò chơi chữ quen thuộc ở Nhật. Ba chữ đầu của houkoku (báo cáo), renraku (liên lạc) và soudan (hỏi ý, bàn bạc) ghép lại đọc giống hệt hourensou, tên tiếng Nhật của rau chân vịt. Người ta hay nói nó được phổ biến từ đầu thập niên 1980, từ một công ty chứng khoán, rồi lan ra khắp các doanh nghiệp. Tôi không rõ chi tiết lịch sử đến đâu. Cái tôi rõ là ở mọi công ty Nhật tôi từng làm, từ văn phòng thương mại đến nhà máy, ba chữ đó đều được nhắc trong tuần đầu tiên.

Người Việt hay viết là horenso, có người viết hô-ren-sô. Viết kiểu nào cũng được. Cái khó không nằm ở tên gọi.

Ba chữ, ba việc khác nhau

Lúc đầu tôi gộp cả ba thành “báo cáo cho sếp”. Sai từ đó.

Houkoku, báo cáo

Đây là báo kết quả hoặc tiến độ của việc mình được giao. Xong một phần, báo. Xong hết, báo. Trễ hạn hoặc sắp trễ, báo ngay, không đợi đến hạn. Người giao việc là người nhận báo cáo, thường là cấp trên trực tiếp.

Có một điều tôi mất khá lâu mới quen: ở công ty Nhật, việc chưa báo cáo thì coi như chưa xong. Bạn gửi file cho khách lúc ba giờ chiều, nhưng sếp không biết, thì trong đầu sếp việc đó vẫn đang treo.

Renraku, liên lạc

Renraku là chuyển thông tin, không kèm ý kiến. Mai tôi nghỉ phép buổi sáng. Khách dời lịch họp sang thứ Năm. Máy in tầng hai hết mực. Những thứ ai đó cần biết, gửi cho đúng người, đúng lúc.

Cái hay bị quên là renraku ngang, tức là cho đồng nghiệp cùng cấp và các phòng ban khác, chứ không chỉ lên trên. Tôi từng đổi lịch giao hàng với khách mà quên báo kho. Hôm đó anh thủ kho đứng chờ xe đến gần trưa.

Soudan, hỏi ý

Soudan là khi mình chưa biết nên làm thế nào, hoặc biết rồi nhưng việc đó vượt quyền mình. Hỏi trước khi làm, không phải làm rồi mới hỏi.

Người Việt mới vào hay ngại soudan nhất, vì sợ bị nghĩ là không tự xoay xở được. Tôi cũng vậy. Năm đầu tôi ít hỏi, tự mò, và mấy lần mò sai hướng mất cả buổi chiều. Sếp tôi lúc ấy nói một câu tôi nhớ mãi: hỏi năm phút còn hơn sửa năm tiếng.

~ ~ ~

Lần tôi báo cáo đúng mà vẫn sai

Có một chuyện tôi hay kể cho người mới. Năm thứ hai, tôi nhận một đơn hàng từ khách Nhật, số lượng vượt tồn kho khoảng một phần ba. Tôi làm khá đúng bài: báo kho kiểm lại (renraku), hỏi trưởng nhóm có nên giao làm hai đợt không (soudan), chốt xong thì gửi email tổng kết cho sếp (houkoku).

Sếp đọc email, gọi tôi lên. Ông không chê cách xử lý. Ông chỉ hỏi vì sao email dài mười hai dòng mà kết luận nằm ở dòng thứ chín.

Đó là phần thứ hai của hourensou mà không ai ghi lên bảng: cách nói. Kết luận trước, lý do sau. Sự việc tách khỏi suy đoán của mình. Nếu là tin xấu thì kèm luôn mình định xử lý thế nào. Sau lần đó tôi tập viết báo cáo theo kiểu ba dòng đầu phải đủ để người đọc dừng lại được nếu họ bận.

Một ví dụ báo cáo bằng lời mà tôi hay dùng, dịch ra tiếng Việt cho dễ hình dung: “Anh ơi, em báo về lô hàng tuần này. Kết luận là giao trễ hai ngày. Lý do là nhà cung cấp thiếu nguyên liệu. Em đã hỏi được lịch mới, và em đề xuất báo khách ngay chiều nay. Anh có muốn em gửi luôn không?” Năm câu. Sếp chỉ cần trả lời có hoặc không.

Hourensou chỉ là một mảnh trong cả một kiểu làm việc khác, và nếu bạn mới bước vào môi trường này, tôi có ghi lại thêm những gì mình rút ra trong bài kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật, từ giờ giấc đến tiếng Nhật.

Báo nhiều có phiền sếp không

Câu này tôi được hỏi khá nhiều. Câu trả lời của tôi là: phiền nếu báo không có đầu đuôi, không phiền nếu báo gọn.

Tần suất thì tùy sếp. Có người muốn nghe mỗi ngày, có người chỉ cần báo khi có mốc. Cách đơn giản là hỏi thẳng ngay khi nhận việc: “Việc này anh muốn em cập nhật lúc nào?” Tôi chưa gặp sếp người Nhật nào khó chịu với câu hỏi đó. Ngược lại, họ thường thấy yên tâm.

Kênh cũng quan trọng. Việc gấp hoặc tin xấu thì nói trực tiếp hoặc gọi, sau đó mới gửi email để lưu. Việc thường, có số liệu, cần người khác xem lại thì email hoặc tin nhắn nội bộ. Tôi từng gửi tin xấu qua chat rồi đi họp, lúc ra thì sếp đã đọc được từ người khác trước. Lần đó tôi hiểu vì sao người ta dặn tin xấu phải đi bằng miệng.

Và soudan thì nên mang theo phương án. Đừng hỏi “Giờ em phải làm sao?” mà hỏi “Em thấy có hai cách, A thì nhanh nhưng tốn chi phí, B thì chậm hơn một tuần. Em nghiêng về A. Anh thấy sao?” Sếp ra quyết định nhanh hơn, và mình cũng được nhìn nhận là đã nghĩ trước.

Nó có đúng ở mọi nơi không

Không hẳn. Ở công ty Nhật quy mô nhỏ, sếp ngồi cạnh và nghe hết mọi chuyện, hourensou diễn ra tự nhiên đến mức chẳng ai gọi tên. Ở nhà máy lớn, nó có khi đã thành biểu mẫu, sổ giao ca, bảng báo cáo cuối ngày. Ở công ty phần mềm làm cho khách Nhật, nó nằm trong báo cáo tuần, trong ticket, trong những cuộc họp ngắn với BrSE.

Gần đây tôi cũng nghe vài người Nhật trẻ than rằng hourensou làm cấp dưới bị động, cái gì cũng phải hỏi. Tôi hiểu ý họ. Nếu sếp dùng nó để kiểm soát từng bước thì đúng là ngột ngạt. Nhưng ở những nơi tôi làm, phần lớn thời gian nó giống như một hợp đồng ngầm: tôi cho anh biết đủ để anh không phải lo, đổi lại anh để tôi tự làm.

Sau gần ấy năm, thứ tôi giữ lại không phải là ba chữ Hán trên tờ giấy nháp. Mà là một câu hỏi tôi tự hỏi trước khi rời văn phòng mỗi chiều: hôm nay có ai đang cần biết điều gì mà mình chưa nói không?

Kiệt